Nómina y Empleados

Actualizado · Junio 2026

1 · Explicación sencilla

Como si se lo contara a un amigo

La primera decisión de nómina es de clasificación: ¿empleado o contratista? El IRS mira el control en tres frentes — conductual (cómo se hace el trabajo), financiero (quién pone herramientas y asume riesgo) y tipo de relación (beneficios, permanencia). Si dudas, el Form SS-8 le pregunta al IRS.

Con empleados, el patrón retiene y aporta: FICA (6.2% Seguro Social hasta la base de $176,100 en 2025 + 1.45% Medicare, cada uno por su lado, más 0.9% adicional retenido sobre $200,000), el impuesto federal según el W-4, y paga solito el FUTA: 6.0% sobre los primeros $7,000, que con el crédito estatal queda en 0.6%.

El papeleo tiene ritmo: 941 trimestral (940 anual para FUTA), depósitos mensuales o quincenales según tu historial (lookback), y los W-2 y 1099-NEC se entregan el 31 de enero. Tocar el dinero retenido es lo más caro del Código: la Trust Fund Recovery Penalty cobra el 100% a los responsables, personalmente.

2 · Lo más importante

Los puntos que no se te pueden olvidar

Empleado vs contratista — control en 3 ejes: conductual, financiero y relación. Mal clasificar cuesta los impuestos no retenidos + multas (con alivio §530 si hubo base razonable y consistencia). Form SS-8 = determinación oficial.
FICA 2025: 6.2% de Seguro Social hasta $176,100 + 1.45% de Medicare sin tope, patrón y empleado por igual; el patrón además retiene 0.9% adicional de Medicare sobre sueldos que excedan $200,000 (sin aporte patronal espejo).
FUTA: solo el patrón: 6.0% sobre los primeros $7,000 por empleado; con el crédito de hasta 5.4% por desempleo estatal, queda en 0.6% ($42). Form 940 anual.
Form 941 trimestral reporta retenciones y FICA (943 agrícola; 944 anual para nóminas mínimas autorizadas). Los depósitos van por EFTPS: mensuales si en el periodo lookback reportaste $50,000 o menos; quincenales (semiweekly) si más; y al día siguiente si acumulas $100,000.
31 de enero: W-2 al empleado y a la SSA (con W-3), y 1099-NEC al contratista y al IRS. El empleado llena W-4 al contratarse; el contratista, W-9.
Trust Fund Recovery Penalty (TFRP): el 100% de lo retenido y no pagado, cobrable personalmente a toda "persona responsable" que voluntariamente dejó de pagarlo (dueños, oficiales, hasta quien firma los cheques). No es dispensable en bancarrota.
Sin W-9 o con TIN inválido: backup withholding del 24% sobre los pagos al contratista.

3 · Preguntas frecuentes

Dudas comunes, respuestas directas

Que controla cómo hace el trabajo: pone sus herramientas, asume riesgo de ganancia o pérdida, atiende a varios clientes y la relación es por proyecto. Si tú fijas horario, método, entrenas y supervisas el detalle, es empleado aunque el contrato diga otra cosa.

Su mitad de FICA: $62 de Seguro Social + $14.50 de Medicare = $76.50, más FUTA (0.6% de los primeros $7,000) y el desempleo estatal. La retención federal del empleado no es costo del patrón: es dinero del empleado en tránsito.

Por el periodo lookback (los 4 trimestres que terminaron el 30 de junio del año anterior): $50,000 o menos reportados = depositante mensual (día 15 del mes siguiente); más = quincenal (semiweekly). Y si un día acumulas $100,000 de obligación, se deposita al siguiente día hábil, siempre.

Es la peor deuda posible: la TFRP permite al IRS cobrar el 100% de lo retenido directamente a las personas responsables — dueños, oficiales, quien firma cheques — sin importar la figura corporativa, y esa multa sobrevive a la bancarrota.

Ambos el 31 de enero: el W-2 al empleado y a la SSA, el 1099-NEC al contratista y al IRS. No hay prórroga automática para el 1099-NEC.

El IRS puede cobrarte las retenciones omitidas, FICA de ambos lados, FUTA, multas e intereses. Hay salidas: el alivio del §530 (base razonable + consistencia en trato y formularios) y el programa VCSP para reclasificar voluntariamente con costo reducido.