Capítulo 25 — Proceso de presentación: exactitud, registros, seguridad de datos y e-file (Filing Process — Part 3)

Mapa del dominio

Qué evalúa PSI. Este es el Domain 4 de la Parte 3 del SEE: Filing Process, con 14 preguntas calificadas (más algunas experimentales que no cuentan). Es el dominio más "operativo" del examen: no te pregunta cuánto impuesto se debe, sino cómo se prepara, se revisa, se firma, se transmite, se guarda y se protege una declaración. Para ti, Felipe, es el dominio más cercano a tu trabajo diario como ERO (Electronic Return Originator), y por eso es el que más fácil puedes convertir en puntos seguros: casi todas las respuestas salen de dos publicaciones, la Pub. 1345 (reglas del ERO) y la Pub. 3112 (aplicación, sanciones y apelaciones), más la FTC Safeguards Rule para seguridad de datos.

Advertencia de mentalidad. Aquí el examen no premia "lo que se hace en la práctica", premia la regla escrita. Muchas oficinas transmiten sin ver la identificación, guardan el Form 8879 en una carpeta sin fecha, o dejan que un empleado use el EFIN de otro. Todo eso está mal según la Pub. 3112 y el examen lo sabe. Cuando dudes, escoge la opción más estricta y más documentada.

Temas (viñetas PSI) que cubre este capítulo, en orden:

1. §25.1 — Reliance on software (e.g., review of results)
2. §25.2 — Miscalculations and recognition of duplicate entries
3. §25.3 — Length of time to retain returns and records
4. §25.4 — Data security (e.g., electronic, systems, paper)
5. §25.5 — Application process to be an e-file provider (e.g., e-services, EFIN)
6. §25.6 — E-file mandate and exceptions (Form 8948)
7. §25.7 — Advertising standards
8. §25.8 — Definition and responsibilities of an ERO
9. §25.9 — Levels of infractions
10. §25.10 — Compliance requirements to continue in program
11. §25.11 — EFIN revocation appeal process
12. §25.12 — E-file authorization and supporting documentation (e.g., Form 8879 and Form 8453)
13. §25.13 — Rejected returns and resolution (e.g., client notification, IP PIN)

Cómo estudiarlo (orden sugerido).

1. Memoriza primero los números-plazo. Son la mitad de las preguntas: 24 horas (avisar el rechazo), 3 días calendario (stockpiling: acumular declaraciones firmadas sin transmitirlas), 3 días hábiles (enviar el Form 8453), 5 días calendario (perfection period), 10 días calendario (papel tras un rechazo), 30 días (actualizar la aplicación e-file; apelar una sanción), 3 años (guardar el Form 8879), 45 días (procesar la aplicación), 11 o más (mandato de e-file), $50 / $14 (cuándo hace falta una firma nueva), 5 años (reconsideración tras expulsión).
2. Después la lógica de responsabilidad: el software no es responsable, tú lo eres; el EFIN es tuyo y no se presta; el Form 8879 se firma antes de transmitir.
3. Al final, seguridad de datos: es el tema más nuevo y el que más crece en el examen (WISP —Written Information Security Plan, el plan escrito de seguridad de la información que exige la FTC—, Security Six, reporte de brechas).
4. Dónde están las trampas. El examen adora tres confusiones: (a) 8879 vs. 8453 (autorización de firma vs. transmittal de papeles); (b) retención "hasta fin del año calendario" de los papeles del ERO vs. 3 años del Form 8879; (c) Level Two vs. Level Three infractions.

Referencias cruzadas. Las penalidades del preparador (§6694, §6695, §7216, §6713) están en el Cap. 19; Circular 230 §10.22, §10.30, §10.34 y §10.51 en el Cap. 18; el robo de identidad del contribuyente y el Form 14039 en el Cap. 22.

25.1 Confiar en el software: la responsabilidad sigue siendo tuya

(PSI: "Reliance on software (e.g., review of results)")

Casi siempre un caso: el software calculó algo mal, o el preparador aceptó lo que salió en pantalla sin revisar, y luego el IRS impone una penalidad. La pregunta es quién responde y qué debió hacer el preparador. La respuesta correcta casi nunca es "el software"; es que el practitioner (profesional autorizado a ejercer ante el IRS: attorney, CPA, enrolled agent, actuario inscrito, etc.) tenía el deber de revisar los resultados (review of results) antes de firmar y transmitir.

La regla base está en Circular 230 §10.22, Diligence as to accuracy: el practitioner debe ejercer due diligence (diligencia debida: el cuidado profesional que se espera de alguien en su posición) al preparar, aprobar y presentar declaraciones, documentos y otros papeles ante el IRS, y al determinar la corrección de las representaciones orales o escritas que hace al cliente y al IRS. El software es una herramienta, no un sustituto del criterio profesional.

Piensa en una analogía: el software es la calculadora de una obra de construcción. Si el plano está mal medido, la calculadora te dará un número perfecto de un edificio equivocado. La calculadora no va a la cárcel; el ingeniero sí.

Las tres capas de responsabilidad que el examen mezcla:

1. Circular 230 §10.22 — diligencia. Es una obligación ética; su incumplimiento se sanciona por OPR (censure, suspension, disbarment, monetary penalty).
2. Circular 230 §10.34(d) — Relying on information furnished by clients. Puedes confiar de buena fe en la información del cliente sin verificarla, pero no puedes ignorar las implicaciones de lo que sabes y debes hacer preguntas razonables (reasonable inquiries) si la información parece incorrecta, incompleta o inconsistente. Ojo: esto habla de confiar en el cliente, no en el software.
3. IRC §6694 — penalidad monetaria por understatement. La defensa es reasonable cause and good faith. El Reg. §1.6694-2(e) dice qué factores mira el IRS: la naturaleza del error, la frecuencia de los errores, la materialidad del error, y la normal office practice del preparador (si tiene un sistema de revisión que normalmente detecta ese tipo de error).

La conclusión que debes memorizar: "el software lo hizo" no es por sí solo reasonable cause. Un error aislado, no material, en una oficina que sí tiene una práctica normal de revisión, puede llegar a ser reasonable cause. Un error repetido, o material, o en una oficina donde nadie revisa nada, no lo es.

Los errores de software y de entrada más frecuentes (los que el examen usa como escenario):

Cómo se traduce en el examen. Las opciones correctas suelen contener verbos como review, verify, compare to the prior year return, reconcile with the source documents, resolve all diagnostics. Las opciones incorrectas contienen rely on, assume, the software guarantees, the vendor is responsible.

Checklist de 20 puntos antes de transmitir (úsalo en tu oficina y como lista de repaso).

1. Nombre, SSN/ITIN y fecha de nacimiento de cada persona, comparados contra el documento original.
2. Name control (las primeras 4 letras del apellido) igual al registro de la SSA.
3. Filing status correcto para el 31 de diciembre de 2025.
4. Cada dependiente: relación, residencia, edad, support, SSN válido para empleo si se reclama CTC.
5. Todos los W-2 presentes (¿el cliente cambió de trabajo?); ninguno duplicado.
6. Todos los 1099 (NEC, MISC, K, INT, DIV, B, R, G, SSA-1099) conciliados.
7. 1099-R: código de casilla 7, IRA/SEP/SIMPLE box, retención federal y estatal.
8. 1099-B: base reportada o no; wash sales; fechas de adquisición.
9. Ingreso de negocio conciliado con el libro del cliente y con los 1099-K/NEC (sin duplicar).
10. Estimated tax payments: comparados con el récord del cliente y, si se puede, con el transcript.
11. Carryovers: capital loss, NOL, charitable, §179, passive loss, foreign tax credit, home office.
12. Depreciación: activos nuevos, disposiciones, base y método correctos.
13. Diagnósticos del software: todos resueltos o entendidos, no solo los que bloquean.
14. Comparación año contra año (comparativa de dos columnas): cualquier renglón que cambie más de un 20 % debe tener explicación.
15. Reasonableness test: ¿la tasa efectiva de impuesto tiene sentido? ¿El refund es inusualmente grande?
16. Créditos con due diligence: Form 8867 completo y guardado.
17. Direct deposit: routing y account number verificados este año, en la cuenta del contribuyente.
18. Firma del preparador, PTIN, EIN de la firma y EFIN.
19. Form 8879 firmado y fechado por el contribuyente (y el cónyuge) antes de transmitir.
20. Copia completa entregada al cliente y guardada.

Caso. Rosa Medina, EA y ERO, prepara la declaración 2025 de Carlos Ibarra, soltero. En 2024 Carlos tuvo una pérdida de capital neta de $16,000; dedujo $3,000 y quedó un capital loss carryover de $13,000. En 2025 Carlos no tuvo ganancias ni pérdidas de capital nuevas. Al convertir el archivo, el software arrastró el carryover como $1,300 (se perdió un dígito). Carlos tiene wages de $70,000 y toma la standard deduction de $15,750.

Paso 1 — Lo que el software calculó (mal).

• Capital loss deducible 2025 = el menor de $1,300 o $3,000 = $1,300
• AGI = $70,000 − $1,300 = $68,700
• Taxable income = $68,700 − $15,750 = $52,950

Paso 2 — Lo correcto.

• Carryover real = $13,000 → deducible = el menor de $13,000 o $3,000 = $3,000
• AGI = $70,000 − $3,000 = $67,000
• Taxable income = $67,000 − $15,750 = $51,250

Paso 3 — El efecto. La diferencia en taxable income es $52,950 − $51,250 = $1,700. En el tramo del 22 %, Carlos pagó de más $1,700 × 22 % = $374. Además, el carryover que queda para 2026 se registró como $0 en vez de $10,000 ($13,000 − $3,000), un error que se arrastraría por años.

Paso 4 — La lección de examen. ¿Cómo se detecta? Con el punto 11 y el punto 14 del checklist: la comparación año contra año habría mostrado la línea de capital loss cayendo de $3,000 a $1,300 sin razón. Rosa no puede alegar que "el software convirtió mal el archivo"; su deber bajo §10.22 era revisar los resultados.

• "El software está aprobado por el IRS, así que el cálculo es correcto." Falso. El IRS acepta software (acceptance testing de los Software Developers), pero no lo endosa ni garantiza sus cálculos; la Pub. 3112 lo dice expresamente en la sección de Advertising Standards.
• Confundir §10.34(d) con "confiar en el software". §10.34(d) te deja confiar en la información del cliente, no en el programa.
• Creer que "reasonable cause" salva siempre. No aplica a §6694(b) (willful or reckless conduct) ni a la penalidad por fraude.
• Ignorar los diagnósticos "informativos". El examen presenta escenarios donde el software emitió una alerta y el preparador la cerró sin leerla: eso destruye la defensa de "normal office practice".
• Pensar que el vendedor del software responde. El Software Developer tiene su propia obligación (corregir errores y distribuir la corrección, Pub. 3112), pero eso no traslada la responsabilidad del preparador ante el IRS.
• Firmar sin revisar la declaración impresa. El ERO Declaration que firmas con tu PIN dice, bajo penas de perjurio, que revisaste la declaración y que es true, correct and complete.

• Circular 230 §10.22 (Diligence as to accuracy) — deber de exactitud al preparar y presentar.
• Circular 230 §10.34(a) y (d) (Standards with respect to tax returns; reliance on client information).
• IRC §6694; Reg. §1.6694-2(e) — factores de reasonable cause: naturaleza, frecuencia y materialidad del error, y normal office practice.
• Pub. 1345, Authorized IRS e-file Providers of Individual Income Tax Returns (Rev. 12-2025), cap. 3, "Avoiding Refund Delays" y "Electronic Signatures for EROs".
• Pub. 3112, IRS e-file Application & Participation (Rev. 11-2025), "Software Developer" y "Advertising Standards".

25.2 Errores de cálculo y entradas duplicadas

(PSI: "Miscalculations and recognition of duplicate entries")

Escenarios de oficina: se importó dos veces un 1099-B, se capturó el mismo W-2 en dos pantallas, el 1099-K duplica ventas ya registradas en el libro, o los estimated tax payments están mal. La pregunta es cómo se detecta el error y qué se hace si ya se transmitió la declaración.

Un duplicate entry (entrada duplicada) casi nunca es un error de matemáticas del programa: es un error de flujo de trabajo. Las cinco fuentes clásicas:

1. Importación automática + captura manual. El software baja los 1099-B del broker y además el asistente los teclea. Resultado: el doble de proceeds y el doble de base. La ganancia neta puede quedar casi igual, pero los gross proceeds no cuadran con los que el IRS recibió, y llega un CP2000 (aviso de document matching: el IRS compara lo que reportaron terceros con lo que declaró el contribuyente y propone un ajuste del impuesto; no es una auditoría ni una factura definitiva).
2. W-2 duplicado. El cliente trae dos copias del mismo W-2 (la Copy B y la Copy 2) y se capturan como dos empleos. Se duplican wages y retención.
3. 1099-K contra ventas ya registradas. El cliente con Schedule C ya reportó sus ventas totales en el libro; luego se suma el 1099-K de la plataforma de pagos como "otro ingreso". Se duplica ingreso.
4. 1098 duplicado por refinanciamiento. Al refinanciar a mitad de año llegan dos Forms 1098 (el prestamista viejo y el nuevo). Eso no es duplicado: son dos periodos distintos. El duplicado real ocurre cuando el servicer vendió el préstamo y ambos reportan el mismo interés, o cuando se captura el 1098 y además el estado de cuenta anual.
5. Carryovers. Se capturan a mano y además el programa los arrastra: el carryover se cuenta dos veces. O al revés: se cambia de software y no se arrastra ninguno.

Además hay dos duplicaciones "internas" que el examen adora:

• Social Security taxable amount calculado dos veces. El preparador captura el SSA-1099 en la casilla del beneficio bruto y, además, teclea a mano la porción gravable en la línea 6b. El programa calcula su propia porción gravable y la suma.
• 1099-NEC en dos lugares. El mismo 1099-NEC se registra como ingreso del Schedule C y también como other income en el Schedule 1.

Los "reasonableness tests" (pruebas de razonabilidad) que debes correr siempre.

1. Tasa efectiva de impuesto. Divide total tax entre taxable income. Si un cliente con $80,000 de taxable income muestra una tasa efectiva del 4 %, algo falta o algo sobra.
2. Refund inusual. Un refund que supera la retención total es imposible salvo que haya créditos reembolsables (EITC, ACTC, AOTC, PTC). Si no los hay, hay un error.
3. Comparativa año contra año. Renglón por renglón. Cambios grandes sin explicación = revisar.
4. Conciliación con terceros. El Wage and Income Transcript del IRS (vía Form 8821 o Form 2848, o la cuenta en línea del cliente) lista todos los W-2 y 1099 que el IRS recibió. Es la herramienta más potente para cazar tanto omisiones como duplicados. Nota práctica: el transcript del año en curso se completa hacia finales de mayo, así que en plena temporada sirve más para años anteriores.
5. Cuadre de retención. Suma las casillas 2 de todos los W-2 y las retenciones de los 1099; compárala con la línea de federal income tax withheld.

Árbol de decisión: detecté el error ¿y ahora qué?

• Pregunta 1: ¿ya transmitiste?
  • No → corrige y transmite. No hay nada más que hacer, salvo que ya tengas un Form 8879 firmado: si el cambio mueve Total income o AGI en más de $50, o Total tax, Federal income tax withheld, Refund o Amount you owe en más de $14, necesitas una firma nueva (un 8879 nuevo).
  • Sí, y fue rechazada → corrige y retransmite; ver §25.13.
  • Sí, y fue aceptada → sigue a la pregunta 2.
• Pregunta 2: ¿estamos todavía antes de la fecha límite (incluidas extensiones)?
  • Sí → presenta una superseding return: una declaración completa y corregida presentada antes del due date. Para el IRS, sustituye a la anterior. Para 1040 se puede e-filear marcando la declaración como superseded return si el software lo soporta.
  • No → presenta un Form 1040-X, Amended U.S. Individual Income Tax Return. Se puede e-filear para los años que acepta el Modernized e-File (MeF) (el sistema de presentación electrónica del IRS; ver §25.13).
• Pregunta 3: ¿el error fue tuyo? Explícaselo al cliente por escrito, documenta la corrección y no cobres el error como servicio nuevo si tu política es esa. Circular 230 §10.21 te obliga a informar al cliente sin demora de cualquier error u omisión que descubras en una declaración, y de las consecuencias de ese error bajo el Code.

Caso. Ana Delgado, soltera, es contratista. Su preparador captura:

• W-2 de un trabajo de medio tiempo: wages $18,000, federal withholding $1,400.
• Por error, el asistente captura el mismo W-2 dos veces.
• Schedule C: ingresos brutos del libro de Ana $62,000; gastos $14,000.
• Además captura un 1099-K de la plataforma de pagos por $41,000 como ingreso adicional del Schedule C (esos $41,000 ya estaban dentro de los $62,000 del libro).

Paso 1 — Lo que salió (mal).

• Wages = $18,000 × 2 = $36,000; withholding = $1,400 × 2 = $2,800
• Schedule C gross receipts = $62,000 + $41,000 = $103,000; net profit = $103,000 − $14,000 = $89,000
• SE tax: $89,000 × 92.35 % = $82,191.50; × 15.3 % = $12,575.30; deducción de la mitad = $6,287.65
• AGI = $36,000 + $89,000 − $6,287.65 = $118,712.35

Paso 2 — Lo correcto.

• Wages = $18,000; withholding = $1,400
• Schedule C gross receipts = $62,000; net profit = $62,000 − $14,000 = $48,000
• SE tax: $48,000 × 92.35 % = $44,328; × 15.3 % = $6,782.18 (redondeado); deducción de la mitad = $3,391.09
• AGI = $18,000 + $48,000 − $3,391.09 = $62,608.91

Paso 3 — La diferencia. El AGI inflado se pasa por $118,712.35 − $62,608.91 = $56,103.44, exactamente la suma de los duplicados ($18,000 de W-2 + $41,000 de 1099-K = $59,000) menos el aumento de la deducción de SE tax ($6,287.65 − $3,391.09 = $2,896.56). Compruébalo: $59,000 − $2,896.56 = $56,103.44. ✔

Paso 4 — Cómo se detectaba. Dos pruebas del checklist:

• Cuadre de retención: el cliente trajo un W-2, pero la declaración muestra $2,800 de retención. La suma de las casillas 2 de los documentos físicos daba $1,400.
• Reasonableness / 1099-K: la regla de oro con el 1099-K es preguntar siempre "¿estas ventas ya están en el libro?". El 1099-K no es ingreso adicional; es un reporte de cómo cobró el cliente.

Paso 5 — Si ya se transmitió y fue aceptada el 20 de marzo de 2026. Como el due date del 1040 de 2025 es el 15 de abril de 2026, todavía se puede presentar una superseding return antes de esa fecha. Después del 15 de abril, sería un Form 1040-X.

• "El 1099-K se suma al ingreso del Schedule C." No. Es un reporte del procesador de pagos; hay que conciliar, no sumar.
• Dos Forms 1098 tras un refinanciamiento no son un duplicado — cubren periodos distintos del mismo año. Lo que sí revisas es que la suma del interés no exceda el interés realmente pagado y que el saldo promedio respete el límite de $750,000 de home acquisition debt.
• Confundir "superseding" con "amended". Superseding = antes del due date (incluyendo extensiones) y sustituye a la original. Amended (1040-X) = después.
• Creer que un error a favor del contribuyente no hay que corregirlo. Circular 230 §10.21 obliga a informar al cliente del error en cualquier dirección. (Ojo: te obliga a informar al cliente, no a informar al IRS.)
• Retransmitir sin nueva firma cuando el cambio es grande. Si el cambio supera $50 / $14, hace falta una declaración nueva firmada.
• Suponer que el transcript está completo en febrero. El Wage and Income Transcript del año en curso se llena tarde; en temporada úsalo para años anteriores.

• Form 1040-X (Amended U.S. Individual Income Tax Return) — corregir una declaración ya presentada después del vencimiento.
• Form 8821 (Tax Information Authorization) / Form 2848 (Power of Attorney) — para obtener transcripts del cliente.
• Form 4506-T / Get Transcript — Wage and Income Transcript, Account Transcript, Record of Account.
• Form 1099-K (Payment Card and Third Party Network Transactions), Form 1098 (Mortgage Interest Statement), Form 1099-B, Form 1099-R.
• Pub. 1345, "Acknowledgments of Transmitted Return Data" (regla de los $50 / $14) y "Avoiding Refund Delays".
• Circular 230 §10.21 (Knowledge of client's omission); §10.22.

25.3 Cuánto tiempo hay que conservar declaraciones y registros

(PSI: "Length of time to retain returns and records")

Preguntas de número puro: "¿cuántos años debe conservar el ERO el Form 8879?", "¿cuánto debe guardar el empleador los registros de nómina?", "¿cuándo puede destruir el contribuyente los comprobantes de la base de su casa?". Casi todas las respuestas son 3, 4, 6 o 7 años, y el error típico es aplicar el plazo del contribuyente al preparador o viceversa.

Hay tres calendarios distintos que el examen mezcla a propósito. Sepáralos en tu cabeza desde ahora:

A) El calendario del CONTRIBUYENTE (records de soporte). La regla nace del estatuto de assessment del IRC §6501: guarda los papeles mientras el IRS pueda auditarte.

B) El calendario del PREPARADOR (obligaciones del Code y de Circular 230).

C) El calendario del ERO (Pub. 1345). Este es el que más se pregunta y el que casi todos contestan mal, porque tiene dos plazos distintos:

1. Los "otros" registros del e-file: hasta el final del año calendario. El ERO debe conservar, en la dirección desde la cual originó la declaración (o donde el Responsible Official pueda acceder a ellos), hasta el final del año calendario:
   • copia del Form 8453 y los documentos de soporte que no van en el archivo electrónico;
   • copias de los Forms W-2, W-2G y 1099-R;
   • copia de los consentimientos de divulgación firmados;
   • copia completa de la porción electrónica de la declaración, en un formato convertible a una transmisión que el IRS pueda procesar;
   • el acknowledgment file de las declaraciones aceptadas.
2. Los Forms 8879 y 8878: tres años. "…for three years from the due date of the return or the IRS received date, whichever is later". Y deben poder asociarse con el Submission ID (o bien anotándolo en el 8879, o bien guardando el acknowledgment que lo contiene).

Todos estos registros deben estar disponibles para el IRS cuando lo pida (available to the IRS upon request).

Formato electrónico: sí, con condiciones. La Pub. 1345 permite digitalizar y almacenar electrónicamente todos los papeles que el ERO deba conservar (incluidos 8453, W-2, W-2G, 1099-R, 8879 y 8878), siempre que el sistema cumpla la Rev. Proc. 97-22. En resumen, el sistema debe:

• garantizar una transferencia exacta y completa del papel al medio electrónico;
• reproducir todos los registros con alto grado de legibilidad (incluidas las firmas del contribuyente) en pantalla y en papel;
• tener un sistema de indexación y de recuperación;
• tener control de acceso para que los registros no se puedan alterar.

Destrucción segura. Una vez cumplido el plazo, la Pub. 1345 ("Disposal of Taxpayer Information") exige destruir la información más allá de todo reconocimiento y reconstrucción: shredding, burning, mulching, pulping o pulverizing. Para papel, el estándar es una crosscut shredder que produzca partículas de 1 mm × 5 mm (0.04 in × 0.2 in) o menores, o un desintegrador con malla de seguridad de 3/32 in (2.4 mm). Tirar los papeles al contenedor de reciclaje es una infracción.

Registros estatales. Cada estado tiene su propio plazo (California, por ejemplo, tiene un estatuto de 4 años). El examen federal no los pregunta, pero la regla práctica es guardar el plazo más largo entre el federal y el estatal.

Caso. Felipe es ERO. Presenta electrónicamente el Form 1040 de 2025 de la Sra. Lucía Ramírez el 10 de marzo de 2026; el IRS lo acepta ese mismo día. Lucía firmó el Form 8879 el 8 de marzo de 2026. Además, Felipe conserva copia del W-2 de Lucía y el acknowledgment.

• Aplicar "3 años" a todo. Nómina = 4; omisión > 25 % = 6; bad debt = 7; sin declaración o fraude = sin límite.
• Contar los 3 años del Form 8879 desde la firma del cliente. Se cuentan desde el due date o la fecha de recepción del IRS, la posterior.
• Creer que el Form 8879 se envía al IRS. No se envía, salvo que el IRS lo pida. Solo se guarda.
• Confundir §6107(b) con §6060. §6107 = copia de la declaración o lista de clientes. §6060 = lista de los preparadores que empleaste.
• Olvidar cuáles penalidades de §6695 NO tienen máximo anual. Son tres: §6695(d) (no retener la copia o la lista, $65 por falla), §6695(f) (negociar el cheque del refund, $650 por cheque) y §6695(g) (due diligence, $650 por cada crédito o filing status). Las que sí topan en $32,500 al año son §6695(a), (b), (c) y (e). Ejemplo del tamaño real del riesgo: 700 expedientes sin copia ni lista = 700 × $65 = $45,500, muy por encima del tope de $32,500 que aplicaría a las otras. (Fuente: IRC §6695; Rev. Proc. 2024-40 §2.55; ref. B.16.2.)
• Destruir en la basura común. La destrucción debe ser beyond recognition and reconstruction.
• Pensar que digitalizar no vale. Sí vale, si cumples la Rev. Proc. 97-22.

• Form 8879 (IRS e-file Signature Authorization) y Form 8878 (IRS e-file Authorization for Form 4868 or Form 2350).
• Form 8453 (U.S. Individual Income Tax Transmittal for an IRS e-file Return).
• Form 8867 (Paid Preparer's Due Diligence Checklist).
• Pub. 1345, cap. 3, "Record Keeping and Documentation Requirements" y "Disposal of Taxpayer Information".
• Pub. 583 (Starting a Business and Keeping Records); Pub. 17, "How long to keep records"; Pub. 15 (Circular E).
• IRC §6001, §6060, §6107, §6501, §6511; Reg. §1.6695-2(b)(4); Reg. §31.6001-1(e)(2); Rev. Proc. 97-22.
• Circular 230 §10.6(h), §10.29(c), §10.30(c).

25.4 Seguridad de los datos: WISP, Security Six y reporte de brechas

(PSI: "Data security (e.g., electronic, systems, paper)")

Tres cosas: (1) que la seguridad de datos es una obligación legal del preparador, no una recomendación; (2) los elementos del WISP y las Security Six; (3) a quién se avisa y en qué plazo cuando hay un robo de datos. Es el tema que más ha crecido en el examen desde 2023.

Por qué es obligatorio. La ley federal da a la Federal Trade Commission (FTC) autoridad para fijar reglas de protección de datos, y los preparadores de impuestos son, para efectos de la Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), financial institutions. La FTC Safeguards Rule (16 CFR Part 314) exige que cada preparador cree y ponga en práctica un plan de seguridad para proteger los datos del cliente. No hacerlo puede terminar en una investigación de la FTC, y una divulgación no autorizada puede además disparar las penalidades de IRC §7216 (penal) y §6713 (civil).

El WISP (Written Information Security Plan). Es un documento escrito. La Pub. 5708, Creating a Written Information Security Plan for Your Tax & Accounting Practice, trae una plantilla gratuita. Los elementos que exige el 16 CFR 314.4 y que el examen puede listar:

1. Designar a un "Qualified Individual" responsable de supervisar el programa de seguridad.
2. Hacer una risk assessment escrita (qué datos tienes, dónde están, qué puede salir mal).
3. Implantar safeguards: controles de acceso, inventario de datos y sistemas, encryption de datos en tránsito y en reposo, multi-factor authentication (MFA), disposición segura de datos, change management, y monitoreo/registro de la actividad de los usuarios autorizados.
4. Probar y monitorear regularmente la eficacia de los controles (pruebas de penetración o escaneos de vulnerabilidad).
5. Capacitar al personal en seguridad.
6. Supervisar a los service providers (por contrato) — tu proveedor de nube, tu soporte de TI, tu servicio de destrucción de papel.
7. Tener un incident response plan escrito.
8. Que el Qualified Individual informe por escrito al menos una vez al año a la dirección de la firma.

Las "Security Six" (Pub. 4557). Las seis protecciones mínimas que toda oficina debe tener. Memoriza la lista:

1. Anti-virus software (con actualizaciones automáticas).
2. Firewalls.
3. Multi-factor authentication (MFA).
4. Backup software/services (copias de respaldo, cifradas y fuera del sitio).
5. Drive encryption (cifrado del disco duro).
6. Virtual Private Network (VPN) para acceso remoto.

MFA no es opcional. La Pub. 1345 dice que los Providers deben exigir a los contribuyentes con cuenta en línea validar un segundo factor antes de transmitir, y recuerda que la MFA es requerida por la FTC Safeguards Rule. La MFA usa al menos dos de estos tres factores: knowledge (algo que sabes: contraseña), possession (algo que tienes: token, teléfono) e inherence (algo que eres: biometría).

Seguridad del papel (no se te olvide). El examen sí pregunta por el papel:

• expedientes bajo llave, en archivero o cuarto cerrado;
• nada de declaraciones sobre el escritorio cuando entra otro cliente;
• shredding con crosscut al terminar el plazo de retención;
• registro de quién saca un expediente;
• computadora en pantalla bloqueada al levantarte.

Señales de que tu oficina está comprometida (Pub. 4557 / Pub. 5293).

• Declaraciones rechazadas porque el SSN del cliente "ya fue usado", en un número anormal de casos.
• Clientes que reciben acuses, transcripts o refunds que no pidieron.
• El conteo de declaraciones en tu e-Services e-file Application (Provider's return count) es mayor que el número que tú transmitiste.
• El cursor se mueve solo, la computadora responde lenta, aparecen programas nuevos.
• Correos de "clientes" que responden a mensajes que tú nunca enviaste.
• El IRS o el estado te avisa de una cuenta creada a tu nombre.

Los fraudes dirigidos al preparador.

• Phishing / spear phishing: correo que imita al IRS, al proveedor del software o a un cliente. El IRS nunca inicia contacto por correo electrónico, mensaje de texto o redes sociales para pedir información personal o financiera.
• "New client" scam: un supuesto cliente nuevo manda un adjunto ("mis documentos") que es en realidad malware.
• Suplantación del e-Services / EFIN: correo que pide "verificar tu EFIN".
• Business Email Compromise: alguien se hace pasar por tu socio y pide un archivo con los datos de todos los clientes.

Qué hacer si hay un data breach — la lista completa y en orden.

1. Reportar de inmediato al IRS Stakeholder Liaison de tu estado. Es el contacto oficial; el IRS puede bloquear las cuentas de los clientes afectados. Los asistentes telefónicos generales del IRS no aceptan estos reportes.
2. Reportar a las agencias tributarias estatales (la Federation of Tax Administrators mantiene la página "Report a Data Breach" con el contacto de cada estado) y, según el estado, al attorney general.
3. Reportar a la FTC. Bajo la Safeguards Rule, si el evento afecta a 500 o más personas, hay que notificar a la FTC lo antes posible y a más tardar 30 días después del descubrimiento.
4. Reportar a la policía local y, si aplica, al FBI o al Secret Service.
5. Avisar a los clientes afectados y decirles qué hacer (Form 14039, IP PIN, congelar el crédito).
6. Avisar a tu aseguradora (cyber liability) y a tu proveedor de software (para desactivar el acceso comprometido).
7. Documentar todo y revisar/actualizar el WISP y el incident response plan.

Y una obligación adicional del e-file (Pub. 1345, sexto estándar). El estándar de "Reporting of Security Incidents" ya no aplica solo a los Online Providers: aplica a todos los Providers. Un incidente que afecte la información de contribuyentes debe reportarse al IRS a más tardar el siguiente día hábil tras su detección.

Monitoreo de tu propio EFIN y PTIN. Dos hábitos que el examen puede premiar:

• Revisa en e-Services → e-file Application → "EFIN Status" el conteo de declaraciones transmitidas con tu EFIN; compáralo con tu propio registro. Se recomienda hacerlo semanalmente en temporada.
• Revisa en tu cuenta de PTIN el número de declaraciones presentadas con tu PTIN.
• Si hay diferencias, llama al e-help Desk y reporta.

Ayuda al cliente: el Identity Protection PIN. Recomienda a todos tus clientes obtener un IP PIN (ver §25.13). Es la mejor defensa individual contra el refund fraud.

Caso. El 3 de febrero de 2026, Felipe descubre que un empleado abrió el adjunto de un correo de "cliente nuevo" y que un atacante copió la carpeta de expedientes. La carpeta contenía datos de 1,240 clientes. Además, al revisar e-Services ve que su EFIN muestra 2,150 declaraciones transmitidas cuando su registro interno dice 1,980.

Paso 1 — Cuantificar. Declaraciones fraudulentas transmitidas con su EFIN: 2,150 − 1,980 = 170.

Paso 2 — Plazos que corren.

• IRS Stakeholder Liaison: reportar de inmediato (mismo día, 3 de febrero de 2026).
• Incidente de seguridad al IRS (Pub. 1345, estándar 6): a más tardar el siguiente día hábil → 4 de febrero de 2026.
• FTC: como son 1,240 ≥ 500 personas, notificar a más tardar 30 días después del descubrimiento → 5 de marzo de 2026 (3 de febrero + 30 días).
• Estados: según el estado; la mayoría exige "sin demora irrazonable".
• Clientes: cuanto antes, con instrucciones (Form 14039 solo si su declaración fue rechazada por duplicado o si el IRS se lo indica; solicitar IP PIN; congelar crédito).

Paso 3 — Lo que NO cuenta como reporte. Llamar a la línea de asistencia general del IRS (800-829-1040) no es un reporte válido; los asistentes telefónicos no reciben estos casos. Publicar un aviso en la puerta tampoco.

Paso 4 — Consecuencia si no reporta. Además de la exposición ante la FTC, el uso indebido de su EFIN por terceros puede llevar a una infracción de Level Three (ver §25.9) y a la suspensión inmediata, porque el EFIN comprometido afecta la integridad del programa.

• "El WISP es una recomendación." No: es obligatorio por la FTC Safeguards Rule (16 CFR 314). La Pub. 5708 solo da la plantilla.
• Confundir los "30 días". 30 días = notificar a la FTC una brecha de ≥ 500 personas y también actualizar la aplicación e-file ante un cambio. Son obligaciones distintas que comparten número.
• Creer que el reporte al IRS es opcional o tardío. Estándar 6 de Pub. 1345: siguiente día hábil.
• Pensar que el IRS manda correos. El IRS no inicia contacto por email, texto o redes sociales para pedir información personal, financiera, PINs o contraseñas.
• Contar solo cinco Security Six. La que más se olvida es la VPN.
• Ignorar el papel. "Data security" incluye electronic, systems AND paper — la propia viñeta PSI lo dice.
• Confundir §7216 con §6713. §7216 = penal ("knowingly or recklessly"), hasta $1,000 y/o 1 año. §6713 = civil, $250 por divulgación, sin necesidad de intención.

• Pub. 4557, Safeguarding Taxpayer Data, A Guide for Your Business — Security Six y buenas prácticas.
• Pub. 5708, Creating a Written Information Security Plan for Your Tax & Accounting Practice — plantilla del WISP.
• Pub. 5293, Data Security Resource Guide for Tax Professionals.
• Pub. 4600, Safeguarding Taxpayer Information — Quick Reference Guide for Businesses.
• Pub. 1345, cap. 2, "Safeguarding IRS e-file" e "IRS e-file Security, Privacy and Business Standards"; cap. 3, "Disposal of Taxpayer Information".
• Pub. 3112, "Safeguarding Taxpayer Information".
• 16 CFR Part 314 (FTC Safeguards Rule); Gramm-Leach-Bliley Act.
• IRC §7216 y §6713; Reg. §301.7216-3 (consentimientos).
• Form 14039 (Identity Theft Affidavit); Form W-12 (PTIN application/renewal).

25.5 Cómo se llega a ser Authorized IRS e-file Provider: e-Services, EFIN y suitability

(PSI: "Application process to be an e-file provider (e.g., e-services, EFIN)")

Los pasos de la IRS e-file Application, quién es Principal y quién Responsible Official, qué incluye la suitability check, cuánto tarda, qué es el EFIN frente al ETIN, y sobre todo las reglas de no transferir, no vender y no compartir el EFIN.

Paso 1 — Crear la cuenta. Todo empieza en IRS.gov → e-Services. Cada Principal y cada Responsible Official debe crear su propia cuenta de acceso seguro (hoy, verificación de identidad a través del proveedor del IRS) antes de que la firma pueda enviar la aplicación.

Paso 2 — Completar la IRS e-file Application (en línea; se puede guardar y continuar después). Se piden:

• datos de identificación de la firma (nombre legal, DBA, EIN, dirección de cada oficina);
• los Provider Options que la firma va a usar;
• por cada Principal y Responsible Official: nombre, SSN, fecha de nacimiento, correo electrónico y estatus de ciudadanía;
• la credencial profesional (número, jurisdicción y vencimiento) si la persona es attorney, CPA, enrolled agent, oficial de una corporación que cotiza en bolsa, o funcionario bancario afianzado;
• huellas digitales electrónicas (a través del vendedor autorizado por el IRS, con cita agendada desde la página Application Summary) para quien no tenga credencial profesional;
• respuestas a preguntas personales y la firma de los Terms of Agreement (TOA) con el PIN de la cuenta, bajo penas de perjurio.

Al enviarla, guarda el tracking number.

Paso 3 — Suitability check. El IRS revisa a la firma y a todos los Principals y Responsible Officials. Incluye:

• tax compliance check (declaraciones propias presentadas y pagadas),
• check de incumplimiento previo de las reglas del e-file,
• criminal background check.

Paso 4 — Aceptación. El IRS puede tardar hasta 45 días. Si pasa la suitability (y, para Transmitters y Software Developers, el testing), el IRS emite la carta de aceptación y asigna los números.

EFIN vs. ETIN (memoriza la diferencia).

Nota de examen: los EFINs con prefijos 10, 21, 32, 44 y 53 se asignan a Online Providers.

Quién es quién.

• Principal: el dueño o el oficial con autoridad legal sobre la firma (el socio de una partnership con al menos 5 % de interés, el presidente/vicepresidente/secretario/tesorero de una corporación, el propietario de una sole proprietorship).
• Responsible Official: la persona del día a día que responde de que la oficina cumpla las reglas del e-file. Puede haber varios (uno por oficina). Debe estar en el sitio o poder acceder a los registros.
• Principal Consent: rol que un Principal o Responsible Official con autoridad para "Add, Delete and Change Principal" puede asignar a alguien, dándole las mismas facultades de aplicación que un Principal.
• Delegated User y Contact: roles con permisos más limitados.

Requisitos de toda persona listada como Principal o Responsible Official:

1. Ser ciudadano de EE. UU. o extranjero admitido legalmente como residente permanente;
2. tener al menos 18 años a la fecha de la solicitud;
3. cumplir los requisitos de licencia y fianza estatales y locales para preparar y cobrar declaraciones.

Reglas de oro del EFIN (aquí se pierden muchos puntos).

• El EFIN no se transfiere, no se vende, no se renta, no se presta, no se hereda con el negocio. Solo el IRS puede emitir EFINs.
• Quien compra, recibe o hereda un negocio de e-file debe presentar una nueva aplicación y obtener su propio EFIN. La aplicación se presenta en la ventana que va desde 45 días antes hasta 30 días después de la fecha de adquisición.
• Si un cambio obliga a la firma a obtener un EIN nuevo (por ejemplo, pasar de sole proprietorship a corporación), hay que presentar una aplicación nueva.
• Permitir que use tu EFIN alguien que no pasó suitability = sanción.
• Aceptar pago por el uso del EFIN (rentarlo, arrendarlo, venderlo) = sanción.
• Si vendes, transfieres o cierras el negocio de e-file, avisa al IRS en 30 días (función "Close Office" en la aplicación de e-Services).
• Si la firma no presenta declaraciones electrónicas ni en el año de proceso actual ni en el anterior, el IRS puede notificarle su retiro del programa. Si responde en 60 días pidiendo la reactivación, el IRS puede reactivarla; si no, tendrá que volver a solicitar.
• El IRS inactiva el EFIN si un Principal o Responsible Official fallece y la firma no lo elimina de la aplicación dentro de 30 días del fallecimiento; también si el correo del IRS regresa como no entregable o no logra contactar al Provider. Mientras esté inactivo, todas las declaraciones se rechazan.

Verificar a otros Providers. Un Provider solo puede usar a otros Authorized IRS e-file Providers para actividades de e-file. Puedes imprimir el e-file Application Summary desde e-Services y dárselo a otro Provider como prueba, o buscar al ERO en el Authorized IRS e-file Provider Locator de IRS.gov (aunque no aparecer allí no prueba nada: los EROs pueden elegir no aparecer).

Provider Options — la tabla que hay que memorizar.

Denegación. Si la firma o una persona no pasa la suitability, el IRS emite una carta de denegación que dice cuándo puede volver a solicitar (y que puede hacerlo antes si resuelve el problema). En general la denegación es apelable (§25.11). No es apelable cuando la denegación se debe a que un tribunal federal o estatal ha prohibido (injunction) al solicitante presentar declaraciones, o a una acción legal que le impide participar.

Caso. Toro Tax Services LLC (Felipe, único dueño y EA) tiene una oficina en Houston con EFIN 741234. El 1 de septiembre de 2026 compra la cartera y la oficina de Rivera Tax, un ERO en Dallas con EFIN 750987, incluyendo el local, las computadoras y la lista de clientes. Además contrata como Responsible Official de Dallas a Sandra Rivera, que no tiene credencial profesional.

• "El EFIN se compra con el negocio." Nunca. Ni por venta, ni por regalo, ni por herencia, ni por fusión, ni por arrendamiento.
• Confundir EFIN con PTIN. El PTIN identifica a la persona que prepara por compensación (§6109(a)(4)); el EFIN identifica a la firma/oficina que origina electrónicamente. Un EA con PTIN no puede e-filear sin EFIN.
• Confundir EFIN con ETIN. El ETIN es del que transmite.
• Creer que el Online Provider es "el que tiene página web". Online Provider es quien permite que el contribuyente se autoprepare. Un ERO con sitio web para recabar documentos no es Online Provider.
• Creer que el Large Taxpayer es un Provider. Es una opción de la aplicación, pero no es un Authorized IRS e-file Provider.
• Suponer que un EA debe dar huellas. No: la credencial de EA (o de attorney/CPA) sustituye las huellas.
• Pensar que hay que volver a solicitar cada año. No: una vez aceptado, el Provider no reaplica cada año mientras siga e-fileando y cumpliendo la suitability.

• Pub. 3112, IRS e-file Application & Participation (Rev. 11-2025) — "Become an Authorized IRS e-file Provider", "Provider Options", "Principals and Responsible Officials", "Processing the e-file Application", "EFINs and ETINs", "Keeping Your IRS e-file Application Up to Date".
• Pub. 1345 (Rev. 12-2025) — obligaciones del ERO.
• Pub. 4163, Modernized e-File (MeF) Information for Authorized IRS e-file Providers for Business Returns — sección 5 para Large Taxpayers.
• Rev. Proc. 2007-40 — reglas generales del programa IRS e-file.
• Form 8655 (Reporting Agent Authorization).
• IRS.gov: "Become an Authorized e-file Provider"; "E-file Provider Services"; "Authorized IRS e-file Provider Locator".

25.6 El mandato de e-file y sus excepciones (Form 8948)

(PSI: "E-file mandate and exceptions (Form 8948)")

Tres cosas: (1) quién está obligado a e-filear (el conteo de 11 o más y la regla de agregación por firma); (2) qué se cuenta como covered return; (3) cómo se documenta una excepción — Form 8948 con la declaración en papel, Form 8944 para el waiver por hardship, y la taxpayer choice statement que se guarda y no se manda al IRS.

La regla. El IRC §6011(e)(3) y el Reg. §301.6011-7 obligan a los "specified tax return preparers" a presentar electrónicamente los covered returns que preparan y presentan.

¿Quién es un specified tax return preparer? Un tax return preparer (§7701(a)(36); Reg. §301.7701-15) que prepara covered returns y que razonablemente espera presentar 11 o más covered returns durante el año calendario. Si el preparador es miembro de una firma, se cuenta lo que los miembros de la firma en conjunto razonablemente esperan presentar.

La regla de agregación (aquí caen muchos). No cuentas tus declaraciones: cuentas las de toda la firma. Ejemplo del propio Form 8948: una firma con 2 preparadores, cada uno esperando 6 covered returns, agrega 12 → ambos son specified tax return preparers, aunque ninguno llegue a 11 por su cuenta.

¿Qué es un covered return? "Any return of tax imposed by subtitle A on individuals, estates, or trusts." En cristiano: la serie 1040 (1040, 1040-SR, 1040-NR, 1040-SS/PR) y el Form 1041. No se cuentan: 1065, 1120, 1120-S, 706, 709, 940/941, ni las information returns.

¿Cuándo se considera "presentada por el preparador"? Cuando el preparador, o cualquier socio, empleado o agente de él o de su firma, somete la declaración al IRS por cuenta del contribuyente, sea electrónicamente o en papel — incluido el acto de echar el sobre al buzón por el cliente. No cuentan actos de mera asistencia: dar instrucciones de envío, un sobre con la dirección, estampillas o una estimación del franqueo. Si el contribuyente manda su propia declaración, no la presentó el preparador.

Árbol de decisión: ¿tengo que e-filear esta declaración?

1. ¿Es un covered return (1040-series o 1041)? No → el mandato de §6011(e)(3) no aplica (pero mira los mandatos de entidades, abajo).
2. ¿La firma espera presentar 11 o más covered returns este año calendario? No → no eres specified tax return preparer.
3. ¿La vas a presentar tú (o alguien de tu firma) al IRS? No, la manda el cliente → no cuenta como presentada por ti.
4. ¿Aplica alguna excepción? Si sí → prepara en papel y adjunta el Form 8948 marcando una sola casilla.
5. Si no aplica ninguna excepción → e-file obligatorio.

Las excepciones, casilla por casilla del Form 8948 (Preparer Explanation for Not Filing Electronically).

Reglas del Form 8948 que se preguntan: se adjunta a la declaración en papel que preparas y entregas al contribuyente para su firma, y se presenta con esa declaración. No marques más de una casilla. Y el formulario pide el tax year, el nombre y el PTIN del preparador.

El Form 8944 (Preparer e-file Hardship Waiver Request).

• Es el waiver por undue hardship, y hay que pedirlo antes, no después.
• Ventana de presentación: del 1 de octubre al 15 de febrero para el año calendario siguiente. (Ejemplo del formulario: para el año calendario 2022, entre el 1-oct-2021 y el 15-feb-2022.)
• Se pide por año calendario; no es permanente.
• Los waivers por hardship económico exigen adjuntar dos cotizaciones escritas del costo.
• Un waiver por desastre declarado por el Presidente tiene su propia documentación.
• Los waivers no se aprueban por no querer obtener un EFIN.
• Si te aprueban el waiver, todavía debes presentar el Form 8948 con cada declaración en papel, marcando la casilla 2.

¿Qué pasa si incumples? No hay una penalidad monetaria específica en el §6011(e)(3) para el preparador. Pero Circular 230 §10.51(a)(16) califica como incompetencia y conducta reprochable el "willfully failing to file on magnetic or other electronic media a tax return prepared by the practitioner when required by Federal tax laws". Es decir: la sanción viene por la vía de OPR (censure, suspension, disbarment, monetary penalty) y, si eres Provider, por la vía de las sanciones del e-file de la Pub. 3112.

Mandatos de e-file de las ENTIDADES (no confundir con el del preparador). Desde las declaraciones presentadas a partir de 2024 (T.D. 9972), el umbral bajó de 250 a 10 y se agrega por tipo:

Waivers de entidad: la partnership que quiera un waiver por hardship debe presentar una solicitud escrita al Ogden Submission Processing Center; la exención religiosa se avisa con el Form 8508.

Caso. La firma Delgado & Asociados tiene tres preparadores para el año calendario 2026. Cada uno estima:

De los 1040 de Ana, 2 los va a enviar el propio contribuyente por correo (la firma solo los prepara y entrega).

Paso 1 — Contar solo covered returns (1040-series + 1041).

• Ana: 4 + 1 = 5
• Beto: 3 + 0 = 3
• Carla: 2 + 1 = 3
• Total bruto = 5 + 3 + 3 = 11

Paso 2 — Restar las que NO presenta la firma. Los 2 que envía el propio contribuyente no se consideran presentados por el preparador.

• Covered returns que la firma espera presentar = 11 − 2 = 9

Paso 3 — Comparar con el umbral. 9 < 11 → la firma NO es specified tax return preparer en 2026 y no está obligada por §6011(e)(3).

Paso 4 — Cuidado con lo que sí aplica. Los 1065 (3 + 6 + 1 = 10) y los 1120-S están sujetos a su propio mandato de entidad: cada partnership debe e-filear su 1065 si esa partnership presenta 10 o más declaraciones de cualquier tipo en el año. Ese conteo es de la entidad cliente, no de la firma preparadora. Y los 941 y los W-2/1099 de cada cliente entran en el conteo agregado de 10 o más information returns de ese cliente.

Variante de examen. Si Ana presentara los 2 restantes por correo ella misma, el total sería 11 y los tres preparadores serían specified tax return preparers, incluso Carla, que solo espera 3.

• Contar por preparador y no por firma. La agregación es de la firma.
• Usar "10 o más". Ese es el umbral de entidades y de information returns. El del preparador es 11 o más.
• Contar 1065, 1120 o 941 como covered returns. Solo subtitle A sobre individuals, estates and trusts → 1040-series y 1041.
• Mandar la taxpayer choice statement al IRS. No. Se guarda en el expediente. El Form 8948 por sí solo no cumple el requisito del Reg. §301.6011-7(a)(4)(ii).
• Marcar dos casillas del Form 8948. El formulario dice: "Do not check more than one box."
• Pedir el Form 8944 en abril. La ventana es 1-oct a 15-feb.
• Marcar la casilla 5 cuando el problema es del IRS. La casilla 5 es "mi software no soporta el formulario"; si el IRS no lo acepta electrónicamente, no es esa casilla.
• Creer que hay multa de dinero por no e-filear. La consecuencia es de Circular 230 §10.51(a)(16) y del programa e-file.

• Form 8948 (Preparer Explanation for Not Filing Electronically) — se adjunta a la declaración en papel.
• Form 8944 (Preparer e-file Hardship Waiver Request) — 1 de octubre a 15 de febrero.
• Form 8946 (PTIN Supplemental Application For Foreign Persons Without a Social Security Number).
• Form 8508 (Application for a Waiver from Electronic Filing of Information Returns).
• IRC §6011(e)(3); Reg. §301.6011-7; Reg. §301.6011-3 (partnerships); Reg. §301.7701-15.
• Rev. Proc. 2011-25; Notice 2011-26 (exenciones administrativas); T.D. 9972; Notice 2024-18.
• Circular 230 §10.51(a)(16).
• Instrucciones 2025 del Form 1065 ("Electronic Filing", "Exclusions From Electronic Filing").

25.7 Estándares de publicidad

(PSI: "Advertising standards")

Qué puedes y qué no puedes decir en tu publicidad como Authorized IRS e-file Provider: el uso del nombre y el logo del IRS, las promesas sobre refunds rápidos, la descripción de los productos bancarios (RAL/RAC) y cuánto tiempo hay que conservar copias de la publicidad.

Principio general. "IRS e-file" es una marca. Ser aceptado en el programa no implica endoso del IRS, del Treasury ni de la calidad de tu software o servicio. Además, la Pub. 3112 obliga a todo Provider a cumplir Circular 230 §10.30, que prohíbe usar o participar en cualquier comunicación pública o solicitación privada que contenga una declaración falsa, fraudulenta, coercitiva, engañosa o deceptiva, y a cumplir todas las leyes federales, estatales y locales de protección al consumidor.

Lo que SÍ puedes hacer.

• Llamarte "Authorized IRS e-file Provider" una vez aceptado.
• Usar el logo oficial de IRS e-file (el IRS no tiene copyright sobre él) solo para indicar que ofreces el servicio o que lo prestaste por un contribuyente.
• Mencionar que el e-file trae refunds más rápidos, siempre que el lenguaje sea consistente con las publicaciones oficiales del IRS.

Lo que NO puedes hacer.

• Usar "Internal Revenue Service" o "IRS" dentro del nombre comercial (doing business as name) de tu firma.
• Usar los sellos (seals) del IRS, del Treasury o de FMS en materiales publicitarios.
• Combinar el logo con el águila del IRS, con la palabra "Federal" o con otras palabras o símbolos que sugieran una relación especial con el IRS.
• Colocar texto a menos de ½ pulgada del logo, sobreimprimir palabras o símbolos sobre él, o cambiar el espaciado entre letras o el tipo de letra.
• Sugerir que el IRS aprueba o endosa tu firma o tu software ("IRS approved", "IRS certified").
• Hacer publicidad engañosa sobre la velocidad del refund o garantizar una fecha de depósito.
• Publicitar que puedes e-filear antes de recibir el Form W-2 (no puedes: ver §25.8).

Colores del logo (dato "raro" que a veces aparece). En materiales de un color, el logo va en color sólido, preferentemente PMS 285 blue. En materiales a varios colores, el logo va en PMS 285 blue sólido con el rayo (lightning bolt) en PMS 109 yellow sólido.

Productos bancarios: RAL, RAC y "refund advances". La publicidad debe:

• describir claramente que una institución financiera está adelantando fondos como préstamo o proveyendo fondos por otro producto financiero;
• ser fácil de identificar y estar en letra legible;
• dejar claro que el contribuyente está pidiendo prestado contra el refund anticipado u obteniendo fondos, y no el refund mismo de la institución financiera.

Recuerda además la regla de honorarios (§25.8): no puedes cobrar un honorario basado en un porcentaje del refund ni cobrar un cargo separado por el direct deposit.

Proyectos cooperativos. La publicidad de un proyecto cooperativo de e-file (público o privado) debe nombrar claramente a todas las partes que cooperan.

Conservación de la publicidad. Dos reglas paralelas — memorízalas separadas:

Consecuencia de incumplir. El IRS puede, a su discreción, inactivar temporalmente tus privilegios de e-file hasta que corrijas la publicidad (por ejemplo, hasta que quites las palabras o logos indebidos de tu página web o la des de baja). Las violaciones repetidas o no corregir en un plazo razonable pueden llevar a sanciones formales (§25.9).

Caso. Felipe transmite por radio un anuncio en español desde el 20 de enero de 2026 hasta el 10 de abril de 2026. El anuncio dice: "Somos IRS Approved Tax Service — recibe tu reembolso en 24 horas garantizado, ¡gratis!", y menciona un honorario de $150 por el 1040 básico. También envía un correo masivo el 2 de febrero de 2026 a 3,000 contactos con el mismo mensaje.

Paso 1 — Contar las violaciones.

1. "IRS Approved" → implica endoso del IRS. Prohibido. Lo correcto es "Authorized IRS e-file Provider".
2. "IRS" dentro del nombre del servicio → prohibido en el doing business as name.
3. "reembolso en 24 horas garantizado" → publicidad engañosa sobre la velocidad del refund; el lenguaje debe ser consistente con las publicaciones del IRS (el IRS dice que emite la mayoría de los refunds en menos de 21 días, sin garantías).
4. "¡gratis!" con un honorario de $150 → declaración engañosa (Circular 230 §10.30).
5. Si el "reembolso en 24 horas" es en realidad un refund advance de un banco, falta la divulgación de que se trata de un préstamo de una institución financiera.

Paso 2 — Plazos de conservación.

• Grabación de radio: última transmisión el 10 de abril de 2026 → guardar hasta el 31 de diciembre de 2027 (final del año calendario siguiente).
• Correo masivo: enviado el 2 de febrero de 2026 → guardar la copia y la lista de destinatarios hasta el 31 de diciembre de 2027.
• Circular 230 §10.30(c): como ambas comunicaciones mencionan honorarios, guarda copia y lista 36 meses desde el último uso → hasta el 10 de abril de 2029 (radio) y el 2 de febrero de 2029 (correo). En la práctica, guarda el plazo más largo: 2029.
• Honorario publicado de $150: hay que respetarlo durante al menos 30 días después de la última publicación → hasta el 10 de mayo de 2026.

Paso 3 — Consecuencia. El IRS puede inactivar temporalmente los privilegios de e-file de Felipe hasta que retire el anuncio y corrija la página web; si reincide, puede llegar a suspensión por infracción de Level Two.

• "Authorized IRS e-file Provider" SÍ; "IRS approved / IRS certified" NO. Es la distinción que más se pregunta.
• El logo se puede usar; los sellos NO. El logo de IRS e-file no tiene copyright; los seals del IRS/Treasury/FMS están prohibidos en publicidad.
• Prometer una fecha exacta de refund. El estándar del IRS es "la mayoría en menos de 21 días", y con EITC/ACTC los refunds no salen antes de mediados de febrero.
• Confundir el plazo de retención. Pub. 3112: fin del año calendario siguiente. Circular 230 §10.30(c): 36 meses.
• Olvidar la lista de destinatarios en correo directo, e-mail o fax. La Pub. 3112 la exige junto con la copia.
• Creer que el IRS necesita ir a un tribunal para actuar. Puede inactivar los privilegios de e-file de forma discrecional mientras corriges.
• Publicitar "e-file con tu último talón de pago". Está prohibido: no se puede e-filear antes de tener el W-2, W-2G o 1099-R (o un Form 4852 correctamente completado).

• Pub. 3112, "Advertising Standards" (Rev. 11-2025).
• Pub. 1345, cap. 6, reglas de publicidad y de productos de reembolso.
• Circular 230 §10.30 (Solicitation) — publicidad, honorarios publicados y retención de 36 meses.
• Circular 230 §10.27 (Fees) y §10.31 (Negotiation of taxpayer checks); IRC §6695(f).
• IRS.gov: "Where's My Refund"; política de refunds de EITC/ACTC (mediados de febrero).

25.8 Qué es un ERO y qué está obligado a hacer

(PSI: "Definition and responsibilities of an ERO")

Es la sección más rentable del capítulo: define al Electronic Return Originator y enumera sus deberes antes, durante y después de transmitir. Las preguntas suelen ser "All of the following are responsibilities of an ERO EXCEPT" o un caso con un plazo.

Definición. Un Electronic Return Originator (ERO) es el Authorized IRS e-file Provider que inicia (origina) el proceso de la presentación electrónica de una declaración ante el IRS. Suele ser el primer punto de contacto con el contribuyente.

Cuándo comienza la origination. Un ERO comienza la presentación electrónica después de que el contribuyente autoriza la presentación por IRS e-file, y solo de declaraciones que el ERO preparó o recibió de un contribuyente o de otro Provider. Lo hace de una de estas tres maneras:

1. enviando la declaración a un Transmitter que la transmitirá al IRS;
2. transmitiéndola directamente al IRS (si también tiene la opción de Transmitter);
3. entregándola a un Intermediate Service Provider para su procesamiento antes de la transmisión.

Los deberes, en orden cronológico.

A) ANTES de preparar y transmitir.

1. Verificar la identidad. El ERO debe pedir a los contribuyentes que no conoce dos formas de identificación (preferiblemente con foto) que incluyan el nombre y la dirección actual o reciente. Debe también ver las Social Security cards, cartas de ITIN y documentos de contribuyentes, cónyuges y dependientes para no capturar TINs incorrectos.
2. Verificar TINs y Name Control. El Name Control son las primeras 4 letras significativas del apellido tal como lo tiene la SSA. El caso clásico de rechazo: recién casada que usa el apellido nuevo pero no actualizó su registro en la SSA.
3. Regla especial del W-2 con ITIN. Si el contribuyente presenta con ITIN pero su W-2 muestra un SSN, el ERO debe capturar en el registro del W-2 el TIN que aparece en el W-2 (el SSN), no el ITIN. El sistema del IRS acepta este mismatch. El software debe pedir la captura manual del TIN del W-2; el ERO debe verificar que no se autocomplete con el ITIN.
4. Documentos no estándar. Si un W-2, W-2G o 1099-R está alterado, manuscrito o mecanografiado, hay que marcar el non-standard form code en el registro electrónico. Un cambio a mano ("pen-and-ink change") cuenta como alteración. El Provider nunca puede alterar la información después de que el contribuyente se la entregó.
5. Direcciones. Las direcciones que aparezcan en un W-2, 1099-R o Schedule C y que difieran de la dirección actual del contribuyente deben capturarse en el registro electrónico, aunque sean viejas. Y el Provider nunca puede poner su propia dirección en los campos reservados a la dirección del contribuyente ni en el Form 8453 (única excepción: que el Provider sea el contribuyente o su POA).
6. Detectar fraude y abuso. Indicadores: respuestas insatisfactorias sobre filing status, varias declaraciones con la misma dirección, schedules de ingreso y gasto incompletos o faltantes, W-2 sospechosos. El ERO no debe transmitir declaraciones cuando hay alta probabilidad de que sean fraude de identidad.
7. Due diligence de créditos. El ERO que además es preparador debe cumplir §6695(g) (Form 8867, worksheets, knowledge requirement y retención de 3 años) para EITC, CTC/ACTC/ODC, AOTC y Head of Household.

B) LA FIRMA.

8. Obtener el Form 8879 firmado y fechado ANTES de originar la transmisión. El ERO puede meter el PIN del contribuyente en el registro electrónico antes de que firme, pero el contribuyente debe firmar y fechar el 8879 (o 8878) antes de que el ERO origine la presentación.
9. Nunca transmitir antes de recibir el W-2, W-2G o 1099-R. Está prohibido usar el último talón de pago (pay stub). Si el contribuyente no puede conseguir el formulario correcto, puede usarse el Form 4852 (Substitute for Form W-2… or 1099-R); en ese caso hay que marcar el non-standard W-2 indicator y conservar el Form 4852 igual que un W-2.
10. Firmar como ERO con su PIN en el campo ERO EFIN/PIN, atestiguando la ERO Declaration. El ERO debe usar el mismo PIN todo el año fiscal.
11. Si la declaración la preparó otra firma, el ERO atestigua que el preparador firmó la copia de la declaración y que la declaración electrónica contiene información idéntica a la de la copia en papel, y debe capturar los datos del preparador (nombre, dirección, EIN y PTIN) en el registro electrónico.

C) LA TRANSMISIÓN.

12. Originar "as soon as possible" una vez firmada.
13. Prohibido el stockpiling. Stockpiling es (a) recoger declaraciones antes de ser aceptado oficialmente en IRS e-file, o (b) una vez aceptado, esperar más de tres días calendario para enviar la declaración al IRS desde que el ERO tiene toda la información necesaria para originarla. No es stockpiling guardar declaraciones del año en curso antes de la fecha en que el IRS abre la transmisión electrónica; el ERO debe avisar a los clientes de que no puede transmitir hasta esa fecha.
14. Incluir la información de IP de la computadora usada para preparar u originar: IP address pública/enrutable, IP date, IP time e IP time zone. El IRS rechaza las declaraciones individuales enviadas sin la IP address requerida.
15. Enviar los documentos en papel que no se pudieron transmitir, adjuntos al Form 8453 (ver §25.12).

D) DESPUÉS DE TRANSMITIR.

16. Entregar una copia completa de la declaración al contribuyente, en cualquier medio aceptable para ambos (papel o electrónico). Incluye el Form 8453 y demás documentos no transmitidos. El ERO debe recomendar al contribuyente que conserve copia completa y advertirle que, si necesita corregir, puede presentar una amended return (en papel o electrónicamente para 2019 en adelante).
17. Revisar los acknowledgments regularmente y actuar sobre lo que encuentren.
18. A petición del contribuyente, entregar el Submission ID y la fecha en que el IRS aceptó la declaración. Puede usarse el Form 9325 (Acknowledgment and General Information for Taxpayers Who File Returns Electronically). Si el Transmitter proveyó un electronic postmark, también debe entregarlo si se lo piden.
19. Informar los rechazos en 24 horas y explicar el business rule (§25.13).
20. Conservar los registros y ponerlos a disposición del IRS (§25.3).
21. Explicar el refund: "Where's My Refund", la línea 800-829-1954, y que se actualiza una vez cada 24 horas, normalmente de noche. El contribuyente puede consultar 24 horas después de que el IRS recibió el e-file (cuatro semanas si presentó en papel), y necesita el primer SSN de la declaración, el filing status y el monto exacto del refund en dólares enteros.

E) DINERO: las reglas que más se sancionan.

22. Direct deposit. El ERO debe aceptar cualquier elección de direct deposit a cuentas calificadas a nombre del contribuyente en cualquier institución elegible. Cuentas calificadas: savings, checking, share draft o consumer asset accounts (IRA, money market). No se puede depositar en una tarjeta de crédito. Con el Form 8888 el refund se puede repartir entre hasta 3 cuentas calificadas. El IRS limita a 3 los refunds depositados electrónicamente en una misma cuenta o tarjeta prepagada; el cuarto y siguientes se convierten en cheque en papel.
23. Nunca a la cuenta del preparador. "Providers must not direct the payment (or accept payment) of any monies issued to a taxpayer client by the government in respect of a Federal tax liability to the Provider…". Paralelos: IRC §6695(f) (penalidad de $650 por cheque negociado) y Circular 230 §10.31.
24. Nunca cobrar un cargo separado por el direct deposit.
25. No alterar la información de direct deposit después de que el contribuyente firmó, y advertirle que no se puede cancelar ni cambiar el direct deposit una vez que el IRS aceptó la declaración.
26. No cobrar honorarios basados en un porcentaje del refund (Circular 230 §10.27).
27. Consentimientos §7216 por escrito, firmados y fechados, antes de usar o divulgar la información del cliente para un producto bancario (RAL/RAC) o para cualquier fin distinto de preparar la declaración.

Los dos métodos de firma electrónica (compáralos).

Caso. El martes 3 de marzo de 2026 por la tarde, la Sra. Yolanda Prado entrega a Felipe su W-2, su 1099-INT y todos sus documentos. Felipe termina la declaración el mismo día. Yolanda revisa la declaración y firma el Form 8879 el miércoles 4 de marzo de 2026. Yolanda quiere que su refund de $3,900 se reparta: $1,000 a su IRA, $1,500 a su cuenta de ahorros y $1,400 a la cuenta de cheques de su hijo. Además pide a Felipe que le descuente los $250 de honorarios directamente del refund.

Paso 1 — ¿Cuándo debe transmitir Felipe?
El stockpiling es esperar más de 3 días calendario desde que tiene toda la información necesaria para originar. Tuvo la información completa el 3 de marzo, y la firma el 4 de marzo. Contando desde que puede originar (con la firma en mano, el 4 de marzo), debe transmitir a más tardar el 7 de marzo de 2026. La regla operativa de la Pub. 1345 es más exigente aún: "as soon as possible".

Paso 2 — ¿Se puede repartir el refund en tres cuentas?
Sí. El Form 8888 permite dividirlo entre hasta 3 cuentas calificadas, y una IRA es cuenta calificada. Reparto: $1,000 + $1,500 + $1,400 = $3,900. ✔

Paso 3 — ¿Se puede depositar en la cuenta del hijo?
El IRS advierte que el contribuyente no debe pedir depósito a una cuenta que no esté a su nombre, y muchas instituciones lo rechazan. Si el banco lo rechaza, esa porción se emite como cheque en papel y puede tardar hasta 10 semanas. Felipe debe advertirlo por escrito.

Paso 4 — ¿Puede Felipe cobrar sus $250 del refund?
No por depósito directo a su cuenta: los Providers no pueden dirigir ni aceptar el pago de dinero que el gobierno emite al contribuyente. Hacerlo dispara §6695(f) ($650 por cheque) y Circular 230 §10.31, y es una infracción sancionable del e-file. La alternativa legítima es un producto bancario de un tercero (con consentimiento §7216 firmado y con las divulgaciones de RAL/RAC), o simplemente cobrarle a Yolanda.

Paso 5 — Comprobación del refund con el límite de 3 depósitos. Como son tres cuentas distintas, no se activa el límite de "3 refunds por cuenta". Ese límite cuenta cuántos refunds van a una misma cuenta o tarjeta prepagada en el año.

• "El ERO debe firmar el 8879 y luego el cliente." No: el cliente firma y fecha ANTES de que el ERO origine la transmisión.
• "Puedo e-filear con el último talón de pago." Prohibido. Solo con W-2/W-2G/1099-R, o con Form 4852 cuando el contribuyente no pueda obtener el original.
• "El stockpiling son 3 días hábiles." Son 3 días CALENDARIO. (Los 3 días hábiles son para enviar el Form 8453.)
• Guardar declaraciones antes de que abra el e-file no es stockpiling — pero sí hay que avisar al cliente.
• Depositar el refund del cliente en la cuenta de la oficina. Nunca. §6695(f) + §10.31 + sanción del e-file.
• Cobrar por el direct deposit. "Providers must never charge a separate fee for Direct Deposit."
• Poner tu dirección en la del contribuyente. Prohibido salvo que seas el contribuyente o su POA.
• Corregir a mano un W-2 del cliente. Prohibido alterar la información después de recibirla; y si el documento ya venía alterado, hay que marcar el non-standard form code.
• Confundir Self-Select PIN con Practitioner PIN. El Self-Select necesita el AGI del año anterior; el Practitioner PIN no, pero siempre exige Form 8879.

• Pub. 1345, cap. 3 completo: "Electronic Return Origination", "Verifying Taxpayer Identity and TINs", "Direct Deposit of Refunds", "Signing an Electronic Tax Return", "Submitting the Electronic Return to the IRS", "ERO Duties After Submitting the Return to the IRS".
• Pub. 3112, "Electronic Return Originator" y "The Origination of an Electronic Return".
• Form 8879, Form 8878, Form 8453, Form 8888 (Allocation of Refund), Form 4852 (Substitute for Form W-2 or 1099-R), Form 9325, Form 8867.
• IRC §6695(f) y §6695(g); §7216; Circular 230 §10.27, §10.31.
• Notice 2007-79 (firma del ERO por sello, dispositivo mecánico o software).

25.9 Niveles de infracción y sanciones del programa e-file

(PSI: "Levels of infractions")

La escala de tres niveles de la Pub. 3112 y qué sanción corresponde a cada uno; quién puede ser sancionado; cuándo la sanción es efectiva; y cuánto tiempo hay que esperar para volver.

Quién puede ser sancionado. El IRS puede sancionar al Provider (la firma) y a cualquiera de sus Principals o Responsible Officials. Y ojo con esta regla: cuando una firma, Principal o Responsible Official es suspendido o expulsado, todas las demás aplicaciones e-file en las que estén involucradas esas mismas personas pueden quedar sujetas a la misma sanción.

Cuándo hay aviso previo. Antes de imponer una sanción más severa, el IRS puede enviar una warning letter describiendo la acción correctiva concreta. Pero también puede sancionar sin carta de advertencia.

Las tres sanciones posibles: written reprimand (amonestación escrita), suspension (suspensión) y expulsion (expulsión), según la gravedad de la infracción.

Los tres niveles (memoriza la lógica: "impacto en la calidad del e-file").

La progresión. Esta es la idea clave del examen: una infracción repetida sube de nivel. Level One repetida tras el aviso = Level Two. Level Two repetida tras el aviso = Level Three.

Ejemplos prácticos por nivel (para que sepas ubicar el caso del examen):

Cuándo surte efecto la sanción. "In most circumstances, a sanction is effective 30 days after the date of the letter informing of the sanction, or the date the reviewing offices or the IRS Independent Office of Appeals affirms the sanction, whichever is later." En ciertas circunstancias, el IRS puede suspender o expulsar de inmediato sin aviso previo.

Duración y regreso.

• Suspensión: normalmente 1 o 2 años desde la fecha de vigencia de la sanción. Después se puede volver a solicitar, si se resolvieron los problemas de suitability.
• Expulsión: se puede pedir reconsideración después de 5 años. El periodo de 5 años se cuenta desde la fecha de la expulsión de la firma o desde 5 años después de que la persona completó su rehabilitación (encarcelamiento, libertad condicional, probation, restitución, etc.). La petición se envía por escrito (o fax) al IRS, Electronic Products and Services Support, 310 Lowell Street, Stop 983, Andover, MA 01810, explicando por qué debería permitírsele reaplicar y adjuntando copia de la carta de expulsión.
• Denegación de la aplicación: la carta dice cuándo se puede volver a solicitar, y se puede antes si se resuelve el problema.

Publicidad de la sanción. El IRS puede publicar en el Internal Revenue Bulletin, boletines u otros medios el nombre y el dueño de cualquier entidad suspendida, expulsada o revocada, y la fecha de vigencia de la acción.

Revocación (que no es lo mismo que sanción). El IRS puede revocar la participación cuando una orden judicial federal (injunction) prohíbe presentar declaraciones, o cuando una acción legal federal o estatal prohíbe la participación (por ejemplo, una Executive Order como la 13224 sobre terrorismo). En ese caso no hay derecho a revisión administrativa; si la orden expira o se revierte, el Provider puede volver a solicitar.

Y no lo confundas con OPR. Las sanciones del e-file (Pub. 3112) son del programa e-file y las impone la oficina de e-file. Las sanciones de Circular 230 (censure, suspension, disbarment, monetary penalty) las impone el Office of Professional Responsibility (OPR) y afectan tu derecho a practicar ante el IRS. Son independientes: puedes perder el EFIN y conservar el enrolamiento de EA, o al revés. Y ambas son independientes de las penalidades monetarias del Code (§6694, §6695) y del PTIN.

Caso. El 10 de junio de 2026 el IRS envía a Tax Express LLC una carta que propone una suspensión de 1 año por infracción de Level Two: transmitió 62 declaraciones sin tener el Form 8879 firmado, después de que en 2025 el IRS le había enviado una warning letter por el mismo problema (entonces, Level One).

Paso 1 — ¿Por qué subió de nivel? Una Level One que continúa después de que el IRS la señaló se convierte, por definición, en Level Two.

Paso 2 — Fecha límite para responder. 30 días calendario desde el 10 de junio de 2026 → 10 de julio de 2026. Si no responde, pierde el derecho a revisión administrativa y a apelación.

Paso 3 — ¿Cuándo empieza a correr la suspensión si no responde? 30 días después de la carta → 10 de julio de 2026. La suspensión de 1 año terminaría el 10 de julio de 2027.

Paso 4 — ¿Y si responde y el reviewing office la confirma el 5 de septiembre de 2026? La sanción es efectiva en la posterior de: (a) 30 días tras la carta (10 de julio de 2026) o (b) la fecha en que la oficina revisora o Appeals la confirma (5 de septiembre de 2026) → 5 de septiembre de 2026. Un año de suspensión llega al 5 de septiembre de 2027.

Paso 5 — ¿Puede seguir preparando declaraciones? Sí: la suspensión es del programa e-file, no del derecho a preparar. Pero entonces presentará en papel, y como es specified tax return preparer debe adjuntar el Form 8948 marcando la casilla 6b ("the preparer is ineligible to participate in IRS e-file"), mientras la sanción esté vigente.

• Creer que Level Three siempre es expulsión. Puede ser suspensión de 2 años; la expulsión (y la acción inmediata) se reserva a lo más grave: identity theft, fraude, conducta criminal.
• Creer que Level One nunca escala. La Level One repetida después del aviso es Level Two.
• Pensar que la sanción es efectiva de inmediato. Regla general: 30 días tras la carta, o cuando la revisión/Appeals la confirme, la posterior. La excepción es la suspensión/expulsión inmediata.
• Confundir revocación con sanción. La revocación por injunction o acción legal no tiene revisión administrativa.
• Olvidar que la sanción alcanza a las personas. Principals y Responsible Officials sancionados arrastran todas las aplicaciones donde figuren.
• Creer que reaplicar es automático tras la expulsión. Hay que pedir reconsideración por escrito a Andover después de 5 años.
• Confundir con Circular 230. La suspensión del e-file no te suspende como EA; la disbarment de OPR no te quita automáticamente el EFIN (aunque sí es causa de denegación/sanción).

• Pub. 3112, "Sanctioning", "Levels of Infractions", "Revocation", "Reconsideration after Expulsion", "Denial to Participate in IRS e-file".
• Rev. Proc. 2007-40 — reglas del programa IRS e-file.
• Circular 230 §10.50 (sanciones de OPR) y §10.51 (incompetencia y conducta reprochable).
• Form 8948, casilla 6b (preparador inelegible por sanción).

25.10 Requisitos de cumplimiento para seguir en el programa

(PSI: "Compliance requirements to continue in program")

Qué tiene que seguir haciendo un Provider después de ser aceptado: mantener la continuous suitability, actualizar la aplicación en 30 días, proteger el EFIN, cooperar con las visitas de monitoreo, y las obligaciones generales de la Pub. 3112.

Una vez aceptado, un Provider no reaplica cada año. Pero sigue sujeto a vigilancia permanente.

A) Continuous Suitability. Todos los Providers (salvo los que son únicamente Software Developers) deben pasar una suitability check sobre la firma y sobre todos los Principals y Responsible Officials antes de la aceptación, y el proceso de Continuous Suitability vigila de forma continua cualquier cambio que afecte su elegibilidad. Si el resultado indica que la firma o una persona ya no cumple, el IRS puede revocar o sancionar.

Lo que se sigue vigilando (misma lista que en la denegación inicial):

• que la firma, sus Principals y sus Responsible Officials presenten y paguen sus propias declaraciones federales, estatales y locales;
• que no haya indictment o condena penal, ni investigación criminal activa del IRS;
• que no haya penalidades de fraude determinadas;
• que no haya suspensión o disbarment de la práctica ante el IRS o ante una agencia tributaria estatal o local;
• que no haya conducta reprochable ni prácticas no éticas en la preparación de declaraciones;
• que no haya incumplimiento del §6695(g) (due diligence);
• que no haya stockpiling previo a la aceptación;
• que no se emplee ni acepte ayuda de una firma o persona denegada, suspendida o expulsada del IRS e-file, ni se compartan honorarios con ella;
• que no exista injunction ni acción legal que prohíba presentar declaraciones.

B) Mantener la aplicación al día — la regla de los 30 días. El Provider debe enviar las actualizaciones dentro de 30 días de cualquier cambio de información: Principals, Responsible Officials, direcciones, teléfonos, y eliminar a las personas que ya no están en la firma (incluidos los fallecidos). Consecuencias de no hacerlo:

• el IRS inactiva el EFIN si un Principal o Responsible Official fallecido no se elimina en 30 días;
• el IRS inactiva el EFIN si le devuelven el correo o no logra contactar al Provider;
• mientras el EFIN esté inactivo, el IRS rechaza todas las declaraciones del Provider.

Cambios que exigen resubmitir la aplicación (no basta con editar un dato):

1. Agregar o quitar un Principal o Responsible Official;
2. agregar o quitar un Delegated User o Contact;
3. agregar un Provider Option.

Los nuevos Principals y Responsible Officials necesitan huellas o credenciales, salvo que ya figuren como tales en la aplicación de un Provider que participa actualmente.

Cambios que exigen una aplicación NUEVA: los que obligan a la firma a obtener un EIN nuevo (por ejemplo, pasar de sole proprietorship a corporation).

Aviso de cierre o venta: si vendes, transfieres o descontinúas el negocio de e-file, avisa al IRS en 30 días (función "Close Office" en e-Services). Y recuerda: no se venden ni transfieren EFINs, otros números de identificación ni contraseñas.

Ojo con esta nota: los cambios que haces en la e-file Application NO cambian tu dirección en los registros fiscales del IRS, ni al revés. Son dos sistemas distintos.

C) Las obligaciones generales de todo Provider (lista de la Pub. 3112).

1. Cumplir los advertising standards.
2. Mostrar claramente el nombre comercial (DBA) del Provider en todas las ubicaciones y sitios web donde el Provider o un tercero obtenga información de contribuyentes para el e-file.
3. Cooperar con los esfuerzos del IRS para monitorear e investigar fraude y abuso.
4. Cumplir las disposiciones de todos los programas de e-file en que participe, incluidos Free File y programas piloto.
5. Prevenir el uso no autorizado de su EFIN y/o ETIN, incluida la prohibición de transferirlos al vender, regalar o disponer del negocio.
6. Asegurar la seguridad de la información de los contribuyentes.
7. Revisar la e-file Application y actualizarla en 30 días.

D) Visitas de monitoreo (IRS e-file Monitoring Visitations). El IRS supervisa revisando sus propios registros y visitando las oficinas y demás lugares donde el Provider realiza actividades de e-file. En una visita el IRS puede:

• revisar la calidad de las presentaciones (rechazos y otros defectos);
• verificar la adherencia a los requisitos de firma en las declaraciones;
• examinar el material publicitario;
• revisar registros;
• observar los procedimientos de oficina y de seguridad;
• verificar el cumplimiento fiscal de la firma, los Principals y los Responsible Officials, y perseguir el incumplimiento.

E) Solo con Providers autorizados. Un Provider únicamente puede usar a otros Authorized IRS e-file Providers para actividades de e-file. Los Transmitters deben asegurarse de transmitir solo para EROs autorizados; pueden pedir el e-file Application Summary o consultar el Authorized IRS e-file Provider Locator.

F) Reporte de incidentes de seguridad. El sexto estándar de la Pub. 1345 obliga a todos los Providers a reportar los incidentes de seguridad al IRS a más tardar el siguiente día hábil (§25.4).

G) Reporte de posible identity theft refund fraud. La Pub. 1345 dedica una sección a la obligación de reportar actividad sospechosa de fraude de reembolso por robo de identidad.

Caso. Felipe tiene su EFIN activo. Ocurren tres hechos en 2026:

1. El 12 de mayo muda la oficina de Houston a otra dirección en la misma ciudad.
2. El 3 de junio su Responsible Official de la oficina de Dallas, Sandra, renuncia.
3. El 1 de agosto convierte su sole proprietorship en una LLC gravada como S corporation, y obtiene un EIN nuevo.

Paso 1 — El cambio de dirección. Actualizar la aplicación en 30 días → a más tardar el 11 de junio de 2026. Si no lo hace y el IRS le devuelve correo, inactiva el EFIN y todas sus declaraciones se rechazan. Además, este cambio no actualiza su dirección en los registros fiscales del IRS: para eso, Form 8822 o Form 8822-B.

Paso 2 — La salida de Sandra. Quitar a un Responsible Official exige resubmitir la aplicación, no solo editarla, y hacerlo dentro de 30 días → a más tardar el 3 de julio de 2026. Si Felipe nombra a otra persona sin credencial profesional, esa persona necesitará huellas digitales.

Paso 3 — El cambio de forma de organización. Como la nueva entidad obtiene un EIN nuevo, hace falta una aplicación e-file COMPLETAMENTE NUEVA y un EFIN nuevo. El EFIN de la sole proprietorship no pasa a la LLC. Y hay que notificar el cierre del negocio anterior en 30 días → a más tardar el 31 de agosto de 2026.

Paso 4 — Riesgo si no lo hace. Transmitir con el EFIN viejo desde una entidad distinta es, en la práctica, permitir que una entidad no aprobada use un EFIN: Level Three, con posible suspensión o expulsión.

• "Hay que reaplicar cada año." Falso. Una vez aceptado, el Provider no reaplica mientras siga e-fileando y cumpliendo la suitability.
• "30 días hábiles." Son 30 días a secas.
• Editar sin resubmitir. Agregar/quitar Principals, Responsible Officials, Delegated Users, Contacts o agregar un Provider Option exige resubmitir la aplicación.
• Creer que cambiar la dirección en la aplicación cambia la del IRS. No: son sistemas separados.
• Emplear a alguien suspendido del e-file. Es causa de denegación y de sanción, igual que compartir honorarios con un suspendido o expulsado.
• No exhibir el nombre comercial. El DBA debe mostrarse claramente en todas las oficinas y sitios web donde se recabe información.
• Olvidar que la visita de monitoreo revisa la publicidad y la seguridad, no solo los papeles.

• Pub. 3112, "Keeping Your IRS e-file Application Up to Date", "Revision of the IRS e-file Application Requiring Resubmission", "Participating in IRS e-file", "Monitoring of IRS e-file Providers", "Continuous Suitability", "IRS e-file Monitoring Visitations".
• Pub. 1345, "Reporting of Potential Identity Theft Refund Fraud Activity" e "IRS e-file Security, Privacy and Business Standards" (estándar 6).
• Rev. Proc. 2007-40.
• Form 8822 / 8822-B (Change of Address) — para los registros fiscales, no para la e-file Application.

25.11 Denegación y sanción del EFIN: revisión administrativa y apelación

(PSI: "EFIN revocation appeal process")

El procedimiento de dos pasos: primero administrative review ante la oficina que emitió la carta, después apelación ante el IRS Independent Office of Appeals. Y el número mágico: 30 días calendario en cada paso.

Quién tiene derecho. La firma, los Principals y los Responsible Officials de solicitantes denegados y de Providers sancionados tienen derecho a una administrative review.

El proceso, en dos pasos.

• Paso 1 — Administrative review. La firma, los Principals o los Responsible Officials deben pedir la revisión por escrito a la oficina que emitió la carta de denegación o de sanción. La respuesta debe:

  • abordar las razones que el IRS dio;
  • traer documentación de soporte;
  • estar firmada;
  • recibirse dentro de 30 días calendario de la fecha de la carta.
    Se puede enviar por fax (877-477-0567), por correo a la dirección de la carta, o subirla con el Document Upload Tool (DUT) usando el enlace de la carta (si usas el DUT, no mandes además por correo o fax: solo retrasa el trámite).
    El IRS reevalúa y emite: una carta de aceptación, o una carta de denegación subsecuente / una carta que confirma o revierte la sanción.

• Paso 2 — Apelación al IRS Independent Office of Appeals. Si la oficina revisora mantiene la denegación o la sanción, se puede apelar con una respuesta escrita y firmada, dentro de 30 días calendario de la fecha de esa carta subsecuente, con explicación detallada y documentación de por qué el IRS debe revertir su decisión. Ojo con el destinatario, que la Pub. 3112 distingue (y el examen usa como distractor):

  • Denegación de la aplicación: la respuesta se dirige "to the attention of the IRS Independent Office of Appeals", por fax al 877-477-0567 o por correo a la dirección que aparece en la subsequent denial letter.
  • Sanción (suspensión o expulsión afirmada): "The response must be in writing, signed and faxed or mailed to the IRS office that issued the recommended sanctioning letter". Es decir, no se manda directamente a Appeals: se manda a la oficina del IRS que emitió la carta de sanción recomendada, y es esa oficina la que lo remite a Appeals.

  Por eso, en una pregunta sobre una sanción, la opción que dice "mail the appeal to the IRS office that issued the sanction letter" es la correcta, aunque suene a que se repite el Paso 1: lo que cambia es que ahora se pide la intervención de Appeals, no una segunda revisión de esa oficina.

La regla que decide muchas preguntas. "Failure to request either an administrative review or appeal within 30 calendar days of the date of any denial or sanction letter, terminates the right to an administrative review or appeal." Perder el plazo acaba con el derecho.

Durante el proceso, la medida sigue en pie.

• En la denegación: "During this administrative review process, the denial of participation remains in effect."
• En la sanción inmediata: "During this administrative review process, an immediate sanction remains in effect."

Qué NO es apelable.

1. Los written reprimands. "Written reprimands can't be appealed as they carry no immediate consequence." La revisión administrativa y la apelación existen solo para suspensiones y expulsiones propuestas, recomendadas o inmediatas.
2. La denegación o revocación por una injunction de un tribunal federal o estatal que prohíbe presentar declaraciones, o por una acción legal federal o estatal que prohíbe participar (por ejemplo, una Executive Order). En estos casos no hay revisión administrativa; si la orden expira o se revierte, el interesado puede volver a solicitar.

Qué NO es una sanción (y por eso no se apela): la desactivación del EFIN por inactividad (no e-filear en el año actual ni en el anterior). Es una acción administrativa; el remedio es pedir la reactivación en 60 días o volver a solicitar. Lo mismo aplica a la inactivación temporal por publicidad no conforme o por correo devuelto: el remedio es corregir, no apelar.

Cuadro-resumen del camino.

Carta del IRS (denegación o sanción propuesta/inmediata)
        │
        │  30 días calendario — respuesta escrita y firmada
        ▼
Administrative review ante la OFICINA QUE EMITIÓ la carta
        │
        ├── Revierte → carta de aceptación / sanción no impuesta
        │
        └── Mantiene → carta subsecuente
                │
                │  30 días calendario — respuesta escrita y firmada, pidiendo Appeals
                │  · Denegación → a la atención del Independent Office of Appeals,
                │    fax 877-477-0567 o a la dirección de la subsequent denial letter
                │  · Sanción → fax o correo A LA OFICINA DEL IRS QUE EMITIÓ
                │    la carta de sanción recomendada (ella la remite a Appeals)
                ▼
        IRS Independent Office of Appeals
                │
                └── Decisión final administrativa

Y no lo confundas con estos otros "30 días" de la Parte 3: el 30-day letter de una auditoría, la Collection Due Process hearing, la protesta de penalidades del preparador, el plazo para contestar una complaint de OPR. Todos son 30 días, pero de procesos distintos (Caps. 19, 22, 23 y 24).

Caso. El 6 de marzo de 2026, el IRS envía a Vega Tax Services una carta que propone la expulsión por infracción de Level Three (usó el EFIN de otro Provider). Vega envía su respuesta escrita el 2 de abril de 2026 por el Document Upload Tool. El 20 de mayo de 2026 la oficina revisora emite una carta que confirma la expulsión. Vega quiere apelar.

Paso 1 — ¿Fue oportuna la primera respuesta?
Del 6 de marzo al 2 de abril hay 27 días calendario (25 días de marzo + 2 de abril). 27 ≤ 30 → sí, fue oportuna. ✔

Paso 2 — ¿Hasta cuándo puede apelar a Appeals?
30 días calendario desde el 20 de mayo de 2026 → 19 de junio de 2026 (11 días de mayo + 19 de junio = 30). Debe ser por escrito y firmada. Como se trata de una sanción (expulsión afirmada), la Pub. 3112 dice que la apelación se faxea o se manda por correo a la oficina del IRS que emitió la carta de sanción recomendada, que es quien la remite al IRS Independent Office of Appeals — no se manda directamente a Appeals. (Si en cambio se tratara de una denegación de aplicación, la respuesta iría a la atención del Independent Office of Appeals, por fax al 877-477-0567 o a la dirección de la subsequent denial letter.)

Paso 3 — ¿Puede seguir transmitiendo mientras apela?
Si el IRS aplicó suspensión o expulsión inmediata (permitido en Level Three), la sanción sigue en efecto durante la revisión y la apelación. Vega debe presentar en papel con Form 8948, casilla 6b.

Paso 4 — ¿Y si pierde en Appeals?
La expulsión queda firme. Vega podrá pedir reconsideración después de 5 años desde la fecha de la expulsión (o desde que la persona complete su rehabilitación), por escrito a Andover, MA, adjuntando copia de la carta de expulsión.

Paso 5 — ¿Qué pasa si Vega hubiera respondido el 10 de abril?
Del 6 de marzo al 10 de abril hay 35 días > 30 → habría perdido el derecho tanto a la revisión administrativa como a la apelación.

• Ir directo a Appeals. Primero hay que pedir la administrative review a la oficina que emitió la carta. Appeals es el segundo paso.
• Descartar el distractor que dice "mándalo a la oficina que emitió la carta" en el paso de apelación de una SANCIÓN. Ese es justamente el texto de la Pub. 3112: la apelación de una suspensión o expulsión afirmada se faxea o manda a la oficina del IRS que emitió la carta de sanción recomendada, y ella la remite a Appeals. Solo en la denegación la respuesta va dirigida a la atención de Appeals.
• Creer que la sanción se suspende mientras apelas. No: la denegación y la sanción inmediata siguen vigentes durante el proceso.
• Apelar un written reprimand. No es apelable.
• Apelar una revocación por injunction. No hay revisión administrativa; el remedio es esperar a que la orden expire o se revierta y volver a solicitar.
• Contar "30 días hábiles". Son 30 días CALENDARIO.
• Pensar que una respuesta oral sirve. Debe ser escrita y firmada, con documentación.
• Confundir "reconsideración tras expulsión" con "apelación". La reconsideración es un trámite posterior, a los 5 años, ante Andover.

• Pub. 3112, "Administrative Review Process Overview", "Administrative Review Process for Denial of Participation in IRS e-file", "The Administrative Review Process for Sanctioning", "Reconsideration after Expulsion", "Revocation".
• Rev. Proc. 2007-40.
• Document Upload Tool (DUT) de IRS.gov.
• Form 8948, casilla 6b.

25.12 Autorización de firma y documentos de soporte: Form 8879 y Form 8453

(PSI: "E-file authorization and supporting documentation (e.g., Form 8879 and Form 8453)")

La diferencia entre los dos formularios (que no tienen nada que ver entre sí, aunque los números se parezcan), quién firma, cuándo, a dónde va cada uno y cuánto se guarda. Y la lista de documentos que se adjuntan al 8453.

Form 8879 — IRS e-file Signature Authorization.

Variantes del 8879 (por si aparecen): 8879 (1040), 8878 (Forms 4868 y 2350 — solo cuando hay electronic funds withdrawal y el contribuyente autoriza al ERO a meter su PIN), 8879-C / 8879-CORP (corporaciones), 8879-S (S corporations), 8879-PE (partnerships), 8879-F (fideicomisos y estates), 8879-EMP (employment tax), 8879-TE (entidades exentas).

Cinco reglas finas del 8879 que se preguntan:

1. El ERO puede meter el PIN en el registro electrónico antes de que el contribuyente firme, pero el contribuyente debe firmar y fechar antes de la origination.
2. Solo el contribuyente que entrega una declaración ya completa en papel al ERO puede firmar el 8879 sin revisar la declaración originada por el ERO. En ese caso el ERO debe transcribir las líneas del papel al 8879 antes de que el contribuyente firme, y solo puede usar esa pre-signed authorization si la versión electrónica coincide con las entradas del papel.
3. Si el dato cambia después de la firma y la diferencia supera $50 en Total income/AGI o $14 en Total tax, Federal income tax withheld, Refund o Amount you owe, hace falta una declaración nueva firmada.
4. Firma electrónica del contribuyente: permitida si el software la ofrece. Formas aceptables: firma manuscrita en un signature pad, firma con stylus en pantalla, imagen digitalizada de una firma manuscrita, nombre tecleado, un shared secret (código, contraseña o PIN), una firma digital, o una marca capturada como gráfico escalable.
5. El software debe registrar: imagen digital del formulario firmado, fecha y hora, la IP del contribuyente y su username (solo en transacciones remotas), los resultados de la verificación de identidad (KBA aprobado y, en persona, la confirmación de que se verificó la identificación oficial con foto), y el método usado para firmar o un audit trail. El ERO debe entregar esta información al IRS si se la piden.

Verificación de identidad para la firma electrónica. Debe cumplir el nivel NIST SP 800-63, assurance Level 2 con knowledge-based authentication (KBA) o superior.

Ejemplos de government photo ID aceptables: driver's license, employer ID, school ID, state ID, military ID, national ID, voter ID, visa o passport.

Si falla el KBA. Si el contribuyente falla las preguntas de knowledge-based authentication después de tres intentos, el ERO debe obtener una firma manuscrita en el Form 8878 o 8879.

Nota importante: una firma manuscrita en un 8879 enviado por correo, fax, e-mail o sitio web NO es una "firma electrónica vía transacción remota", y por tanto no dispara los requisitos de KBA.

El expediente electrónico. Las firmas electrónicas deben estar vinculadas a su registro de forma que no se puedan extraer, copiar ni transferir para falsificar. Tras firmarse, el documento debe quedar tamper-proof (bloqueado), y el sistema de almacenamiento debe tener control de acceso, indexación y capacidad de reproducir copias legibles.

Form 8453 — U.S. Individual Income Tax Transmittal for an IRS e-file Return.

La lista de documentos que se adjuntan al Form 8453 (memorízala; el examen la usa como EXCEPT):

1. Form 1098-C (Contributions of Motor Vehicles, Boats, and Airplanes) o el acuse contemporáneo escrito equivalente;
2. Form 2848 (Power of Attorney) — solo cuando un agente firma la declaración electrónica;
3. Form 3115 (Application for Change in Accounting Method);
4. Form 3468 (Investment Credit) — con la primera página del NPS Form 10-168a y la prueba de estructura histórica certificada;
5. Form 4136 (Credit for Federal Tax Paid on Fuels) — con los certificados y reseller statements aplicables;
6. Form 5713 (International Boycott Report);
7. Form 8283 (Noncash Charitable Contributions) — Section A si se requiere algún statement o qualified appraisal, o Section B y sus anexos (incluido el appraisal o el Form 8283 de una partnership);
8. Form 8332 (Release/Revocation of Release of Claim to Exemption for Child by Custodial Parent) — o las páginas del decreto de divorcio o acuerdo de separación que entró en vigor después de 1984 y antes de 2009;
9. Form 8858 (Information Return of U.S. Persons With Respect to Foreign Disregarded Entities and Foreign Branches);
10. Form 8864 (Biodiesel, Renewable Diesel, or Sustainable Aviation Fuels Credit) — con certificados y reseller statements;
11. Form 8949 (Sales and Other Dispositions of Capital Assets) o un statement con la misma información, si se elige no reportar las transacciones electrónicamente en el 8949.

Reglas del 8453 que se preguntan:

• El ERO es el responsable de asegurarse de que todos los documentos en papel requeridos lleguen al IRS.
• El Provider nunca pone su propia dirección en los campos de la dirección del contribuyente en el Form 8453 (salvo que sea el contribuyente o su POA).
• En el programa Federal/State, los estados suelen exigir sus propios papeles: hay que seguir las reglas de cada estado.

Cuadro comparativo — el que hay que llevar al examen.

Caso. Felipe prepara la declaración 2025 de Óscar y Nidia Fuentes (MFJ). Óscar es el custodial parent de una hija de un matrimonio anterior y cede la exención al otro progenitor con un Form 8332 firmado; además donaron un auto y tienen un Form 1098-C. Óscar y Nidia revisan la declaración y firman el Form 8879 el jueves 12 de marzo de 2026.

Esa misma tarde, antes de originar la transmisión, Felipe descubre que faltaba un 1099-INT de $62 de intereses. Al capturarlo, el Total income sube $62, el Total tax sube $14 y el refund baja de $2,410 a $2,396. Felipe corrige, obtiene lo que haga falta y transmite el viernes 13 de marzo de 2026; el IRS acepta ese mismo viernes 13 de marzo de 2026.

• "El Form 8879 se envía al IRS." NO. Se guarda.
• "El Form 8453 es la autorización de firma." NO. Es un transmittal de papeles.
• "3 días" para el 8453. Son 3 días HÁBILES, contados desde el acuse, no desde la transmisión. (El stockpiling son 3 días calendario.)
• Contar la retención del 8879 desde la firma del cliente. Se cuenta desde el due date o la fecha de recepción del IRS, la posterior.
• Pensar que el Form 2848 siempre va al 8453. Solo cuando un agente firma la declaración electrónica.
• Olvidar que basta con superar UNO de los dos umbrales ($50 o $14) para exigir firma nueva. Y ojo con el "more than": un cambio de exactamente $50 o exactamente $14 no dispara la regla.
• Aplicar la regla de $50 / $14 a una declaración YA ACEPTADA. Es la trampa más fina de esta sección. Esa regla vive solo antes de originar la transmisión (dato cambiado después de la firma) y al retransmitir una rechazada. Con la declaración aceptada, un 8879 nuevo no corrige nada: toca superseding return (antes del due date) o Form 1040-X.
• Creer que basta con la relación de años previos en una transacción REMOTA. La excepción de la multi-year business relationship aplica a las transacciones en persona.
• Seguir intentando el KBA después de tres fallos. Tras 3 intentos fallidos, firma manuscrita obligatoria.
• Usar un 8879 pre-firmado con una declaración que no coincide. Solo vale si la versión electrónica coincide con las entradas del papel que trajo el cliente.

• Form 8879 (IRS e-file Signature Authorization); Form 8878 (para 4868 / 2350 con EFW); 8879-S, -PE, -CORP, -F, -EMP, -TE.
• Form 8453 (U.S. Individual Income Tax Transmittal for an IRS e-file Return) y su lista de la página 1.
• Form 8332, Form 1098-C, Form 8283, Form 3115, Form 8949, Form 4136, Form 3468, Form 5713, Form 8858, Form 8864, Form 2848.
• Pub. 1345, "Signing an Electronic Tax Return", "IRS e-file Signature Authorization (Forms 8878 and 8879)", "Electronic Signature Guidance", "Digital Identity Verification Requirements", "Submission of Paper Documents to the IRS".
• Notice 2007-79 (firma del ERO por medios alternativos); NIST SP 800-63.

25.13 Declaraciones rechazadas: cómo se resuelven y el IP PIN

(PSI: "Rejected returns and resolution (e.g., client notification, IP PIN)")

Cuatro cosas: el aviso al cliente en 24 horas; el perfection period de 5 días; los 10 días calendario para presentar en papel; y todo lo relativo al Identity Protection PIN.

Cómo funciona el acuse. El IRS acusa electrónicamente la recepción de todas las transmisiones. Cada declaración de la transmisión queda aceptada o rechazada:

• Accepted: cumple los criterios de procesamiento. El IRS la considera "filed" tan pronto como la declaración se firma electrónicamente o el IRS recibe la firma en papel.
• Rejected: no cumple los criterios; el IRS la considera no presentada.

El acuse identifica el problema con business rules (por qué se rechazó) y element names / tag names (qué campo del registro electrónico está involucrado). El acuse de una declaración aceptada también confirma si el IRS aceptó el PIN, si un electronic funds withdrawal pagó un saldo y si hay una IP address privada/no enrutable en la declaración.

Los deberes del ERO cuando hay un rechazo.

1. Intentar corregirlo. Si el ERO puede arreglar la causa, corrige y retransmite.
2. Si NO puede corregirlo: avisar al contribuyente dentro de 24 HORAS. Literal: "the ERO must take reasonable steps to inform the taxpayer of the rejection within 24 hours". Al decírselo, el ERO debe darle el/los business rule(s) con una explicación.
3. Entregar copias de los datos electrónicos nuevos si hubo retransmisión.

Los plazos de "presentación oportuna" tras un rechazo (esto es lo que más se pregunta).

Retransmitir sin firma nueva. Se puede corregir y retransmitir sin nuevas firmas ni autorizaciones si los cambios no difieren de la declaración original en más de $50 en Total income o AGI, ni en más de $14 en Total tax, Federal income tax withheld, Refund o Amount you owe. El ERO debe dar al contribuyente copias de los datos electrónicos nuevos.

Los rechazos más comunes y qué hacer con cada uno.

Sobre el Form 14039. No es para cualquier rechazo. Se presenta solo si el contribuyente no puede e-filear porque ya existe una declaración con su SSN, o si el IRS le indica que lo haga. Si el IRS le mandó una Letter 5071C, 4883C o similar, esas cartas son de verificación de identidad y se responden como dicen, no con un 14039.

El Identity Protection PIN (IP PIN) — todo lo que hay que saber.

Un detalle que se pregunta: si el contribuyente se inscribió mediante la opción de inscripción por una sola vez, queda fuera del programa al final del año calendario.

MeF y años anteriores. El sistema Modernized e-File acepta la declaración del año en curso y las de los dos años anteriores durante el periodo de procesamiento. Fuera de eso, papel.

Caso. Felipe transmite el Form 1040 de 2025 de Ramón Ochoa el martes 14 de abril de 2026. El miércoles 15 de abril de 2026 llega el acuse: rechazada, business rule "IND-181: The Identity Protection PIN provided is not valid". Felipe llama a Ramón, que no encuentra su CP01A de enero de 2026.

Escenario A — Ramón recupera el IP PIN correcto.

• Felipe debe informarle del rechazo dentro de 24 horas desde la notificación (a más tardar el 16 de abril de 2026), dándole el business rule y la explicación.
• La declaración se envió en o antes del due date (14 de abril ≤ 15 de abril), así que aplica el perfection period: se considera presentada a tiempo si se retransmite a más tardar el quinto día calendario después del due date = 20 de abril de 2026 (15 + 5).
• Ramón entra a su cuenta de IRS.gov, ve su IP PIN, y Felipe retransmite el 17 de abril de 2026. A tiempo. ✔
• ¿Nueva firma? Solo cambió el IP PIN, no las cifras → no hace falta un 8879 nuevo.

Escenario B — Ramón no logra recuperar el IP PIN y decide presentar en papel.

• El IRS notificó el rechazo el 15 de abril de 2026.
• La declaración en papel es oportuna si se presenta a más tardar la posterior de:
  (a) el due date = 15 de abril de 2026, o
  (b) 10 días calendario tras la notificación = 25 de abril de 2026.
• La posterior es el 25 de abril de 2026. ✔
• La declaración en papel debe llevar el IP PIN escrito (si lo consigue) y una explicación de por qué se presenta después del due date.

Escenario C — El rechazo hubiera sido "R0000-902: taxpayer TIN has already been used on a previously accepted return".

• Eso apunta a robo de identidad: alguien ya presentó con el SSN de Ramón.
• Ramón debe presentar en papel con el Form 14039 (Identity Theft Affidavit) adjunto, salvo que el IRS ya lo haya contactado con instrucciones distintas.
• Felipe debe recomendarle obtener un IP PIN para los años siguientes, revisar su reporte de crédito y considerar un congelamiento.

• "24 horas hábiles." Son 24 horas, y la obligación es tomar reasonable steps to inform.
• Confundir 5 días con 10 días. 5 días calendario = retransmitir electrónicamente. 10 días calendario = presentar en papel, y el plazo es el posterior entre el due date y esos 10 días.
• Creer que una declaración rechazada está "presentada". El IRS considera las rechazadas no presentadas.
• Creer que el perfection period alarga el pago. No: el pago del impuesto sigue venciendo el 15 de abril; los intereses y la penalidad de failure to pay corren igual.
• Usar el AGI de la declaración enmendada para el Self-Select PIN. Se usa el de la original del año anterior.
• Pensar que el IP PIN dura para siempre. Vale un año calendario y se genera uno nuevo cada año.
• Suponer que el CP01A llega siempre. Solo llega a las víctimas confirmadas inscritas por el IRS; quien se inscribió voluntariamente en línea debe recuperarlo en línea cada año.
• Presentar Form 14039 por cualquier rechazo. Solo cuando no se puede e-filear porque ya hay una declaración con ese SSN, o cuando el IRS lo indica.
• Creer que el IP PIN sirve para el Form 1065 o el 1120. Solo para la serie 1040 (1040, 1040-NR, 1040-PR, 1040-SR, 1040-SS).
• Olvidar que el rechazo del estado no tumba la federal. El rechazo posterior de la declaración estatal no afecta la federal ya aceptada.

• Pub. 1345, "Acknowledgments of Transmitted Return Data", "Resubmission of Rejected Tax Returns", "Advising Taxpayers about Refund Inquiries", "Refund Delays", "Refund Offsets".
• Notice 2010-13 — reglas de presentación oportuna tras un rechazo.
• Form 14039 (Identity Theft Affidavit); Form 15227 (Application for an Identity Protection Personal Identification Number); Form 9325; Form 8379 (Injured Spouse Allocation).
• Pub. 5027 (Identity Theft Information for Taxpayers); Pub. 4535.
• IRS.gov: "Get an Identity Protection PIN (IP PIN)"; "Modernized e-File (MeF) status"; "Where's My Refund"; CP01A Notice; Letter 5071C / 4883C.

Resumen para memorizar

1. 24 horas — plazo para informar al contribuyente de un rechazo que el ERO no puede corregir, dándole el business rule.
2. 3 días calendario — límite del stockpiling: originar la transmisión desde que se tiene toda la información.
3. 3 días hábiles — plazo para enviar por correo el Form 8453 con los documentos en papel, contados desde el acuse.
4. 5 días calendario después del due date — perfection period para retransmitir electrónicamente una declaración rechazada que se envió en o antes del due date.
5. 10 días calendario — para presentar en papel tras un rechazo; el plazo real es la posterior entre el due date y esos 10 días.
6. 30 días — actualizar la e-file Application ante cualquier cambio; notificar la venta o el cierre; y pedir la revisión administrativa o apelar una sanción.
7. 45 días — tiempo que el IRS puede tardar en procesar la e-file Application.
8. 60 días — plazo para pedir la reactivación tras un retiro por inactividad.
9. 3 años — retención del Form 8879/8878, desde el due date o la fecha de recepción del IRS, la posterior.
10. Fin del año calendario — retención de los otros registros e-file del ERO (8453, W-2/W-2G/1099-R, consentimientos, copia electrónica, acknowledgment).
11. 3 años tras el close of the return period (30 de junio) — copia de la declaración o lista (§6107) y lista de empleados (§6060).
12. 3 años desde la última de cuatro fechas — Form 8867 y registros de due diligence.
13. 4 años — registros de nómina del empleador y registros de CE del EA.
14. 6 años — si el contribuyente omitió más del 25 % del gross income.
15. 7 años — bad debts y worthless securities.
16. 36 meses — comunicaciones publicitarias con honorarios: Circular 230 §10.30(c) (Communication of fee information), desde la última transmisión o uso; y consentimientos escritos de conflicto de interés: §10.29(c), desde que concluyó la representación. (No existe un §10.30(a)(3): el §10.30(a) solo tiene (1) y (2).)
17. Fin del año calendario siguiente — copias de publicidad según la Pub. 3112.
18. 11 o más covered returns (1040-series y 1041), agregados por firma → specified tax return preparer, obligado a e-filear.
19. 10 o más declaraciones agregadas → mandato de e-file de entidades e information returns.
20. Form 8948 se adjunta a la declaración en papel; una sola casilla.
21. La taxpayer choice statement se guarda, no se envía al IRS; el Form 8948 no la sustituye.
22. Form 8944 se presenta entre el 1 de octubre y el 15 de febrero.
23. $50 / $14 — si el cambio supera uno de los dos ("more than"), hace falta firma nueva; solo aplica antes de originar la transmisión o al retransmitir una rechazada. Con la declaración ya aceptada: superseding return o 1040-X.
24. 3 intentos fallidos de KBA → firma manuscrita obligatoria.
25. 3 cuentas máximo en el Form 8888; 3 refunds máximo por cuenta o tarjeta prepagada; el cuarto sale en cheque.
26. Nunca depositar el refund del cliente en la cuenta del preparador: §6695(f) $650 + Circular 230 §10.31.
27. Nunca cobrar un cargo separado por el direct deposit ni honorarios como porcentaje del refund.
28. Nunca e-filear antes de recibir W-2, W-2G o 1099-R; la alternativa es el Form 4852.
29. EFIN: 6 dígitos, por firma y ubicación; no se vende, no se renta, no se transfiere. Solo el IRS lo emite.
30. Al comprar un negocio de e-file: aplicación nueva, de 45 días antes a 30 días después.
31. Huellas digitales salvo attorney, CPA, EA, oficial de empresa pública o banquero afianzado.
32. Suitability check: tax compliance, incumplimiento previo del e-file y antecedentes penales.
33. Level One = poco o ningún impacto → written reprimand (no apelable).
34. Level Two = impacto adverso → suspensión de 1 o 2 años; incluye Level One reincidente.
35. Level Three = impacto adverso significativo → suspensión de 2 años o expulsión; puede ser inmediata.
36. Una sanción es efectiva 30 días después de la carta o cuando la revisión/Appeals la confirme, la posterior.
37. Expulsión → reconsideración a los 5 años (Andover, MA).
38. Denegación/revocación por injunction → sin revisión administrativa.
39. "Authorized IRS e-file Provider" SÍ; "IRS approved" NO; "IRS" en el nombre comercial NO; sellos NO; el logo SÍ, con reglas (½ pulgada, PMS 285 blue).
40. RAL/RAC: hay que decir claramente que una institución financiera adelanta fondos como préstamo, en letra legible.
41. WISP obligatorio por la FTC Safeguards Rule (16 CFR 314): qualified individual, risk assessment escrita, safeguards (acceso, inventario, encryption, MFA, disposición segura, change management, monitoreo), pruebas, capacitación, service providers, incident response plan, informe anual.
42. Security Six: anti-virus, firewall, MFA, backup, drive encryption, VPN.
43. Brecha de datos: al IRS Stakeholder Liaison de inmediato; incidente de seguridad al IRS el siguiente día hábil; a la FTC en 30 días si afecta a 500 o más personas; estados, policía, clientes y aseguradora.
44. IP PIN: 6 dígitos, vale un año calendario, nuevo cada año, solo para la serie 1040, obligatorio también en declaraciones de años anteriores; faltante o incorrecto = rechazo.
45. CP01A solo a víctimas confirmadas inscritas por el IRS; el que se inscribió en línea recupera su IP PIN en línea cada año.
46. Form 15227 si el AGI de la última declaración es menor de $84,000 / $168,000 MFJ; llega en 4 a 6 semanas.
47. Form 14039 solo si no se puede e-filear porque ya hay una declaración con ese SSN, o si el IRS lo indica.
48. El Form 8879 NO se envía al IRS; el Form 8453 SÍ se envía por correo.
49. MeF acepta el año en curso y los 2 anteriores.
50. Circular 230 §10.51(a)(16): no e-filear cuando la ley lo exige es conducta reprochable.
51. Penalidades §6695 SIN máximo anual: (d), (f) y (g). Con tope de $32,500: (a), (b), (c) y (e).
52. Apelación de una SANCIÓN del e-file: la respuesta escrita y firmada se faxea o manda a la oficina del IRS que emitió la carta de sanción recomendada (ella la remite a Appeals), dentro de 30 días calendario. En la denegación, la respuesta va a la atención del Independent Office of Appeals, a la dirección de la subsequent denial letter.

Mnemotecnias y trucos

1. Los plazos, en orden creciente: "24 – 3C – 3H – 5 – 10 – 30 – 45 – 60".

2. "8879 se GUARDA, 8453 se MANDA."

3. Los tres niveles: "PIS" — Poco, Impacto, Significativo.

4. Security Six: "AFuMBaDoV".

5. Los seis elementos del WISP: "QRSTIC".

6. El mandato: "ONCE es del preparador, DIEZ es de la entidad."

7. Covered returns: "1040 y 1041, y nada más."

8. "$50 arriba, $14 abajo."

9. Direct deposit: "3-3-4".

10. Publicidad: "AUTORIZADO sí, APROBADO no."

11. Retención del 8879: "el día que el IRS podía esperarla."

12. Apelación del EFIN: "primero la casa, después el juez."

13. Rechazos: "5 vuela, 10 camina."

14. IP PIN: "seis dígitos, un año, cuatro-cero."

15. Reconsideración tras expulsión: "cinco años y a Andover."

16. Retención de registros del contribuyente: "3-6-7-∞."

Cobertura del temario PSI

Part 3 — Representation, Practices and Procedures · Domain 4: Filing Process (14 preguntas calificadas)

Ninguna viñeta del dominio queda sin sección propia. 13 secciones, 13 ejemplos resueltos y 62 preguntas de práctica para 14 preguntas calificadas del examen.

Temas relacionados desarrollados en otros capítulos (referencia cruzada):

Fuentes oficiales de este capítulo

Publicaciones del IRS

• Pub. 1345, Authorized IRS e-file Providers of Individual Income Tax Returns (Rev. 12-2025) — capítulos 2 a 6: seguridad y estándares del e-file, origination, firma electrónica, documentos en papel, deberes posteriores a la transmisión, transmisión y otras actividades de los Providers.
• Pub. 3112, IRS e-file Application and Participation (Rev. 11-2025) — aplicación, Provider Options, Principals y Responsible Officials, suitability, EFIN/ETIN, advertising standards, monitoreo, revocación, sanciones, niveles de infracción, revisión administrativa y reconsideración tras expulsión.
• Pub. 4557, Safeguarding Taxpayer Data, A Guide for Your Business — "Security Six" y buenas prácticas de seguridad.
• Pub. 5708, Creating a Written Information Security Plan for Your Tax & Accounting Practice — plantilla del WISP.
• Pub. 5293, Data Security Resource Guide for Tax Professionals.
• Pub. 4600, Safeguarding Taxpayer Information — Quick Reference Guide for Businesses.
• Pub. 5027, Identity Theft Information for Taxpayers.
• Pub. 4163, Modernized e-File (MeF) Information for Authorized IRS e-file Providers for Business Returns.
• Pub. 4164, Modernized e-File (MeF) Guide for Software Developers and Transmitters.
• Pub. 583, Starting a Business and Keeping Records; Pub. 17, Your Federal Income Tax; Pub. 15 (Circular E); Pub. 551, Basis of Assets.
• Pub. 4299, Privacy, Confidentiality and Civil Rights (programas VITA/TCE).

Formularios e instrucciones (2025 / última revisión)

• Form 8879, IRS e-file Signature Authorization; Form 8878, IRS e-file Authorization for Form 4868 or Form 2350; variantes 8879-S, 8879-PE, 8879-CORP, 8879-F, 8879-EMP, 8879-TE.
• Form 8453, U.S. Individual Income Tax Transmittal for an IRS e-file Return.
• Form 8948 (Rev. 9-2018), Preparer Explanation for Not Filing Electronically, y sus instrucciones.
• Form 8944, Preparer e-file Hardship Waiver Request, y sus instrucciones (ventana del 1 de octubre al 15 de febrero).
• Form 8946, PTIN Supplemental Application For Foreign Persons Without a Social Security Number.
• Form 8508, Application for a Waiver from Electronic Filing of Information Returns.
• Form 8888, Allocation of Refund (Including Savings Bond Purchases).
• Form 4852, Substitute for Form W-2 or Form 1099-R.
• Form 9325, Acknowledgment and General Information for Taxpayers Who File Returns Electronically.
• Form 14039, Identity Theft Affidavit; Form 15227, Application for an Identity Protection Personal Identification Number.
• Form 8867, Paid Preparer's Due Diligence Checklist; Form 8332; Form 1098-C; Form 8283; Form 3115; Form 8949; Form 8379, Injured Spouse Allocation.
• Form 8655, Reporting Agent Authorization; Form W-12, IRS Paid Preparer Tax Identification Number (PTIN) Application and Renewal.
• Form 1040-X, Amended U.S. Individual Income Tax Return; Form 8822 / 8822-B, Change of Address.
• Instructions for Form 1065 (2025) — "Electronic Filing" y "Exclusions From Electronic Filing".

Código, reglamentos y guía administrativa

• IRC §6001 (registros), §6011(e)(3) (mandato de e-file), §6060, §6107, §6109(a)(4) (PTIN), §6501, §6511, §6694, §6695(a)–(g), §6713, §7216, §7701(a)(36).
• Reg. §301.6011-7 (specified tax return preparers); Reg. §301.6011-3 (partnerships); Reg. §301.7701-15; Reg. §1.6694-2(e); Reg. §1.6695-2(b)(4); Reg. §31.6001-1(e)(2); Reg. §301.7216-3.
• Circular 230 (31 C.F.R. Part 10): §10.21 (knowledge of client's omission), §10.22 (diligence as to accuracy), §10.27 (fees), §10.29 (conflicting interests; §10.29(c): retención de consentimientos 36 meses), §10.30 (solicitation y advertising; §10.30(b) honorarios publicados 30 días; §10.30(c) Communication of fee information, retención 36 meses), §10.31 (negotiation of taxpayer checks), §10.34 (standards with respect to tax returns), §10.50 (sanctions), §10.51(a)(16) (no e-filear cuando es obligatorio).
• Rev. Proc. 2007-40 (reglas del programa IRS e-file); Rev. Proc. 2011-25 (documentación de la elección del contribuyente de presentar en papel); Rev. Proc. 97-22 (retención de libros y registros en formato electrónico); Rev. Proc. 2012-32 (Reporting Agents).
• Notice 2010-13 (waivers y presentación oportuna tras un rechazo); Notice 2011-26 (exenciones administrativas del mandato de e-file); Notice 2007-79 (firma del ERO por medios alternativos); Notice 2024-18.
• T.D. 9972 (umbral de 10 declaraciones agregadas para el e-file de entidades e information returns).
• 16 C.F.R. Part 314 (FTC Safeguards Rule) y Gramm-Leach-Bliley Act.
• NIST Special Publication 800-63, Digital Identity Guidelines (nivel de aseguramiento 2 y KBA).

Páginas de IRS.gov consultadas

• "Become an Authorized e-file Provider"; "E-file Provider Services"; "Authorized IRS e-file Provider Locator".
• "E-file information returns" (umbral de 10 o más declaraciones agregadas).
• "E-file for business and self-employed taxpayers".
• "Get an identity protection PIN (IP PIN)"; CP01A Notice; "Didn't receive or lost your identity protection PIN".
• "Where's My Refund"; Treasury Offset Program.
• "Identity Theft Central" y las alertas del Security Summit / Taxes-Security-Together.

Referencia interna del manual

• Apéndice B, Tablas maestras de números 2025 — secciones B.16 (penalidades), B.17 (estatutos y plazos) y B.19 (Circular 230, EA, PTIN y e-file). Todas las cifras de este capítulo provienen de esa referencia o de la fuente oficial citada arriba.

Fin del Capítulo 25. Con este capítulo se completa el Domain 4 de la Parte 3. Siguiente paso sugerido: repasar las 52 frases del "Resumen para memorizar" en voz alta una vez al día durante una semana, y después hacer el simulacro de la Parte 3 del Apéndice F.